Первичка на бумажном носителе нужна бухгалтерии только в том случае, если на уровне федерального законодательство в отношении конкретных документов установлено требование, составлять их на бумаге.
Минфин РФ в письме от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54117
уточнил: когда расходы осуществлены на территории РФ, их можно подтверждать электронными документами, которые подписаны КЭП, если федеральными законами, иными нормативными актами не установлено отдельное требование о составлении этих документов на бумаге.
Такое требование — составлять документы на бумаге, например, установлено ТК РФ для определенных типов документов. Разъяснения на этот счет выходили в письме Минтруда Письмо Минтруда РФ от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97.
Среди расходных документов по налогам, нет тех, которые нужно составлять исключительно на бумаге.
Как хранить первичку по налогам и отчетность
Первичку, а также регистры бухгалтерского и налогового учета можно вести в электронном виде (ст. 9 и 10 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 314 НК РФ). Подлинником первичного документа, составленного в электронной форме, выступает именно его электронная форма.
Электронные документы считаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это оговорено в договоре. Документы, которыми партнеры обменялись в электронном формате, распечатывать и хранить на бумажном носителе не нужно. Нет необходимости дублировать электронный обмен документами, бумажным.
Что касается налоговых регистров и налоговой отчетности, законодательство не обязывает распечатывать электронные документы и хранить их на бумаге для представления в будущем по требованию налоговой инспекции. Вам не нужно дублировать на бумаге бухгалтерскую отчетность, декларации и расчеты, которые вы составили в электронной форме.
Налоговые регистры можно вести как на бумаге, так и электронно. Если они понадобятся налоговикам, все документы можно распечатать.