Для того чтобы премии работникам за производственные достижения можно было учесть в расходах по налогу на прибыль, они должны выплачиваться на основании локальных нормативных актов фирмы. Об этом Минфин пишет в своих письмах, вот только о том, какие конкретно нужны акты и что в них писать, не раскрывается. Давайте разбираться.
Условия для признания расходов
Из положений ТК РФ следует, что стимулирующие выплаты, в том числе премии, являются элементами системы оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ). На основании пункта 2 статьи 255 НК РФ премии за производственные результаты относятся к расходам на оплату труда. В этой статье также сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.
Отсюда первое условие. Расходы в виде премий работникам можно учесть в целях налогообложения прибыли организаций, если они являются элементом системы оплаты труда, а порядок, размер и условия их выплаты предусмотрены локальными нормативными актами организации, которые содержат нормы трудового права.
Условие второе связано с требованиями статьи 252 НК РФ. Расходы учитываются при налогообложении прибыли, если они экономически оправданы и документально подтверждены.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина от 8 июля 2019 г. № 03-03-06/1/49986, от 17 апреля 2017 г. № 03-03-06/2/22717, 16 декабря 2016 г. № 03-03-06/1/75456.
Премии ко дню рождения работника, к празднику или «за активную общественную работу» в налоговые расходы не включаются независимо от того, предусмотрены они трудовыми или коллективными договорами, или нет. Эти выплаты не являются стимулирующими выплатами за труд, то есть они экономически не обоснованы.
А нам осталось выяснить, по какому принципу и в каких ЛНА отражать порядок премирования, чтобы расходы были приняты.
Как оформить выплату премии
Начнем с того, что по трудовому законодательству работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Для этого в компании должны быть локальные нормативные акты, касающиеся премирования, с которыми работника нужно ознакомить при приеме на работу.
Это как минимум два вида документов: трудовой договор, коллективный договор. Есть еще и третий документ – Правила внутреннего трудового распорядка и их часть — Положение о премировании (оно часто оформляется в виде самостоятельного документа).
Отразить премирование можно одним из способов.
В трудовом договоре можно прямо прописать, за какие достижения, когда, в каком размере выплачивается премия работнику и как она рассчитывается. Это трудоемкий и не вполне удобный вариант, поскольку он не позволяет оперативно вносить изменения в трудовой договор.
В трудовом договоре можно подробно не прописывать порядок премирования, а сделать запись с отсылкой на коллективный договор. Хотя вносить изменения в коллективный договор не менее сложно, чем в трудовой договор. Можно, конечно, применить удлинить цепочку ссылок – в трудовом договоре сделать ссылку на коллективный договор, а в коллективном – на Положение об оплате труда.
Но самым удобным считается третий вариант — в трудовом договоре подробно не прописывать порядок премирования, а сделать отсылку на Положение о премировании. Этот документ утверждается руководителем, а работники с ним должны быть ознакомлены при приеме на работу — под роспись.
В любом случае принцип такой: главное, по документам выйти на порядок начисления производственных премий, установленный в компании.
Какие выплаты не учитываются
Есть еще одно условие.
Расходы в виде премии учитываются при налогообложении прибыли, если они не упомянуты в статье 270 НК РФ.
А пунктами 21 и 22 статьи 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются:
- расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);
- расходы в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений.
Например, нельзя учесть в расходах единовременную премию «за выполнение особо важного задания», выплаченную на основании приказа директора, но не предусмотренную ни одним из ЛНА компании, посвященным премированию работников.