Продажа товара контрагенту должна сопровождаться оформлением товарной накладной по форме ТОРГ-12. Именно этот документ подтверждает факт передачи и приемки товара. В этой статье расскажем, как правильно оформить такую накладную.
Общие особенности ТОРГ-12
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный учетный документ, отражающий такой факт хозяйственной жизни, как продажа товаров.
Форма ТОРГ-12 и правила ее заполнения утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, однако не возбраняется, если хозяйствующие субъекты составят свою форму товарной накладной в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, предъявляемыми к первичным учетным документам. Если компания разработала свою форму ТОРГ-12, это необходимо указать в учетной политике этой компании.
Товарная накладная подтверждает факт реализации товара продавцом и факт приобретения его покупателем, следовательно, этот документ выполняет очень важные функции как в бухгалтерском учете, так и в налоговом. Ошибки в его заполнении могут привести к убыткам и даже доначислению налогов.
Содержание товарной накладной и правила ее оформления
Товарную накладную заполняет продавец. Она составляется в 2 экземплярах: один для продавца, другой — для покупателя.
В ней должны быть указаны следующие данные:
- В строке «Грузоотправитель»: информация о грузоотправителе — его наименование, адрес, номер телефона, банковские реквизиты, код по ОКПО, код ОКВЭД. Грузоотправитель — это не всегда сам продавец. Во-первых, в роли грузоотправителя может выступать обособленное подразделение продавца. В этом случае, помимо данных компании, в строке «Структурное подразделение» нужно написать название этого подразделения. Важно также верно указать банковские реквизиты грузоотправителя. У обособленного подразделения могут быть свои счета и, соответственно, реквизиты, и тогда следует указать их. Если же своих банковских счетов у подразделения нет, надо проставить в соответствующей графе общие банковские реквизиты компании. Во-вторых, грузоотправителем может быть другая компания. Например, поставщик продает товар, который находится на складе производителя. В этом случае грузоотправителем будет компания-производитель. Соответственно, в ТОРГ-12 в строках, предназначенных для заполнения данными грузоотправителя, нужно указать сведения о ней.
- В строке «Грузополучатель» — информация о грузополучателе. Грузополучатель — это покупатель. Для заполнения данных о нем проще всего запросить карточку организации. Впрочем, и в любой другой форме информация подойдет, главное, чтобы она была достоверной.
- В строке «Поставщик» — информация о поставщике. Поставщик — это продавец, соответственно, в некоторых случаях информация, которую нужно указать в графах о поставщике, совпадет со сведениями о грузоотправителе.
- В строке «Плательщик» — информация о плательщике. Плательщик — это покупатель.
- В строке «Основание» — реквизиты и номер договора. Если договор не заключался, то можно указать реквизиты счета.
- В строке «Дата составления» указывается дата отгрузки товара. Здесь есть один нюанс, который важно знать покупателю. Поскольку товарную накладную заполняет продавец, он чаще всего указывает в этой графе дату отгрузки еще до того, как эта самая отгрузка фактически свершилась. Но впоследствии поставка товара может не состояться в указанную дату. Если покупатель подпишет такую накладную, то доказать, что на самом деле поставка произошла позже, ему при необходимости (например, для взыскания неустойки за просрочку товара) вряд ли удастся. Что же делать? Выход один: рядом со своей подписью писать, когда фактически был получен товар.
- В табличной строке «Наименование, характеристика, сорт, артикул товара» нужно прописать его наименование так, как оно указано в договоре, чтобы в последующем не было споров относительно того, какой именно товар был поставлен.
- В табличных строках, посвященных единицам измерения, количеству поставляемого товара, цене, суммам без НДС, НДС и пр., проставляются соответствующие данные. Если продавец освобожден от уплаты НДС, в строках, где необходимо указать его размер, следует поставить прочерк.
Подписанты товарной накладной
У лиц, которые подписывают ТОРГ-12, должны быть полномочия на подписание документов такого типа (доверенность). Второй вариант — право подписывать документы без доверенности (таким правом обладает руководитель компании или ИП).
Обязательно ли ставить печать при заполнении ТОРГ-12?
Товарная накладная относится к первичным документам. Требования к оформлению таких документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». О печати в указанной статье ничего не сказано, из чего можно сделать вывод, что она не обязательна.
В статье использованы фото с сайта freepik.com