В законодательстве нет специальных требований к электронной «первичке». Расходы, подтвержденные электронными документами, признаются по тем же принципам, что и с их бумажными версиями.
Федеральная налоговая служба в письме от 05.10.2020 № СД-4-3/16193@ еще раз напомнила о том, что «первичка» может составляться в электронном виде.
Первичка
Все регистры и при налогообложении, и при бухучете заполняются на основании данных, которые содержатся в первичке. Первичные документы должны правильно оформляться и соответствовать требованиям законодательства. В частности, в первичном документе должны быть указаны как минимум семь обязательных реквизитов, которые приводятся в части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Форма первичного документа для коммерческого предприятия определяется руководителем. Законодательством разрешается использовать унифицированные бланки. Их можно разработать и самостоятельно.
Первичные документы применяются для оформления фактов хозяйственной жизни компании, влияющих на ее финансовое положение. Среди них – сделки и операции. Документ составляется при совершении сделок или других событий или после их окончания.
Электронный формат
Составлять первичные документы можно не только на бумажном носителе, но и в электронном формате, в виде цифрового документа, подписанного электронной подписью. Формат и виды подписей, применяющихся в этих целях, определяются федеральными стандартами бухучета и другими законодательными актами.
Две стороны, заключающие сделку и оформляющие первичные документы, могут организовать электронный документооборот. Требования к нему установлены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ему, электронная первичка равнозначна бумажной, которая подписывается всеми участниками сделки собственноручно, если соответствует ряду требований. Так, документы должны быть подписаны простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Они должны создаваться в рамках соглашения, установленного участниками сделки и в тех случаях, которые им предусмотрены.
Как подтвердить расходы
В условиях набирающей обороты цифровизации российской экономики и пандемии коронавируса использование электронных первичных документов становится все более актуальным.
Электронные первичные документы должны соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства и законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью. У них должны быть все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документы подписываются электронной подписью. Может использоваться и простая электронная подпись. Сканы бумажных первичных документов к электронной первичке не относятся.
Законодательство не выдвигает специальных требований к электронной «первичке» и никак не регулирует вопросы ее применения. Таким образом, расходы, подтвержденные электронными документами, признаются по тем же принципам, что и в случае с бумажной первичкой.