Чаще всего работнику на удаленке нужен только компьютер и интернет. Но, не всегда. Работать дистанционно не запрещено, например, менеджерам по оформлению договоров или по работе с клиентами, бухгалтеру или эксперту-аналитику. Таким специалистам не обойтись без принтера и расходников к нему.
Расходы, которые вынужден нести работник на удаленке для выполнения своих трудовых обязанностей, организация обязана ему возместить в полном объеме.
Компенсации для всех работников, не только дистанционных, использующих свое имущество и несущих затраты в интересах работодателя и по его поручению предусмотрены несколькими статьями ТК РФ, в том числе, 164 и 188 ТК РФ.
Гарантии дистанционным работникам установлены ст. 312.6 ТК РФ: дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции свое оборудование, ПО и иные материалы.
Работодатель со своей стороны обязан:
- выплатить компенсацию за использование работником принадлежащих ему или арендованных средств;
- возместить расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей.
Если работник сам покупает расходные материалы, например, бумагу, картриджи для принтера и т.п., стоимость закупки организация должна возместить, выплатив ему компенсацию.
Кстати, на работника не обязательно возлагать обязанность закупать расходники для печати. Это может делать другой работника, ответственный за АХО. Тогда закупку можно проводить организовано по счетам или наличными «под отчет» и развозить материалы удаленщикам. Большие закупки как правило, дешевле. Но, все еще зависит от места расположения уделенного работника.
Как учесть компенсации уделенным работникам
Расходы на выплату компенсации удаленным работникам, покупающим расходники для печати, организация вправе учесть в расходах на общей системе и на УСН.
Но, чтобы не возникло проблем с налоговой, такую компенсацию лучше прописать в трудовом или локальном нормативном акте (ст. 312.6 ТК).
В бухучете такие расходы относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
В налоговом учете на ОСНО — в расходах на оплату труда, если есть подтверждающие документы (п. 3 ст. 255 НК).
На УСН с объектом «доходы минус расходы» компенсацию можно списать, если она установлена в трудовом договоре, как часть оплаты труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).
НДФЛ компенсации сотрудникам не облагаются (абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014).
Страховые взносы с суммы компенсаций начислять не нужно (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).