К первичным бухгалтерским документам закон о бухучете предъявляет требования, которые не позволяют отдельные бумаги использовать в качестве первички. В первую очередь это относится к договору. Но и его можно использовать как первичный документ, если составить его в нужный момент и по нужной форме.
Назначение первичного учетного документа
Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществление сделок, связанных с хозяйственной деятельностью фирмы.
В статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания.
Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
На основании первичного учетного документа бухгалтер заполняет регистры бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает ее руководитель (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это могут быть самостоятельно разработанные, унифицированные или комбинированные формы.
Только унифицированные формы можно применять при создании приходных и расходных кассовых ордеров (КО-1 и КО-2), кассовой книги (КО-4), книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), расчетно-платежных и платежных ведомостей (Т-49 и Т-53).
Как проверить обязательные реквизиты первичного бухгалтерского документа
В пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержится перечень обязательных реквизитов
бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа.
Как правило, первичный учетный документ имеет такую условную структуру:
- вводная часть;
- содержательная часть;
- заключительная часть.
Во вводной части должны быть указаны наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.
В содержательной части, как правило, отражают суть факта хозяйственной жизни (выплата денег, передача имущества и т.п.). Здесь же приводят натуральные или денежные измерители и единицы измерения (рубли, килограммы, штуки и т.п.).
В заключительной части отражены данные ответственного лица:
- наименование должности, фамилия и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
- или лица, ответственного за оформление свершившегося события.
Первичный учетный документ заверяется подписью ответственного лица (одного или нескольких).
Если хорошо представлять себе структуру документа, легко отследить наличие в нем всех обязательных пунктов.
Как создать договор в виде первичного документа
Договор сам по себе не является первичным документом для целей бухучета. Он содержит только перечень обязательств сторон и намерение совершить ту или иную операцию. Факт совершения хозяйственной операции этот документ не подтверждает.
Поэтому для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций такой договор не годится.
Договор может быть признан первичным учетным документом, если он:
- составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции;
- содержит все обязательные реквизиты первичного учетного документа;
- утвержден руководителем организации в качестве первички.
Что представляет из себя такой договор? Ничего неожиданного: договор можно составить не в виде многостраничного документа, а в виде счета на оплату (инвойса). Им оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (см. письмо Минфина от 21 января 2019 № 07-04-09/2654).