С 2022 года запускается государственная информационная система (ГИС) электронных перевозочных документов. Все участники рынка перевозок, включая логистические, экспедиционные, транспортные компании и крупные грузоотправители и грузополучатели должны будут оформлять документы в электронном формате с регистрацией в системе.
Перейти на электронный документооборот обязаны компании, работающие на рынке грузоперевозок. Подключение к системе начнется после 1 января 2022 года через операторов электронного документооборота, одобренных Минтрансом.
Алгоритм работы с электронными документами
Алгоритм работы с электронными документами довольно простой. Он укладывается в логику обычной программы с доступом через интернет. Бухгалтерам, сдающим отчетностью через операторов ЭДО, буде несложно разобраться с электронными накладными.
- Грузоотправитель формирует накладную в своей бухгалтерской системе, которую нужно будет интегрировать с ГИС через оператора ЭДО.
- В накладной указываются данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза.
- Накладная подписывается ответственным за отгрузку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Сформированная накладная попадает в ГИС через оператора ЭДО.
- Эту накладную видят в ГИС перевозчик и грузополучатель (эти данные были внесены в поля электронной накладной).
- После того, как товар прибыл, Грузополучатель открывает накладную в системе, подтверждает приемку груза и подписывает накладную электронной цифровой подписью со своей стороны.
- Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
- Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
- Водитель, который непосредственно перевозит груз, может отслеживать документооборот с помощью специального приложения, которое нужно установить на свой смартфон или планшет.
- В этом же приложении он может открыть накладную, добавить свои замечания. Водителю, как и всем другим сотрудникам, ответственным за доставку груза понадобится электронная цифровая подпись.
Работникам, участвующим в системе электронного документооборота по перевозке грузов (водителю, кладовщику, экспедитору и т.п.) нужно оформить электронные цифровые подписи для работы в системе. Водителя, скорее всего, придется обеспечить корпоративным смартфоном и/или планшетом.
Электронная транспортная накладная
Новая форма транспортной накладной утверждена с 2022 года. Электронная форма – это та же бумажная, только в цифровом формате. Заполнять ее нужно будет в системе, добавляя сведения в поля формы накладной.
Электронная транспортная накладная имеет такой же статус, как и бумажная. Она подтверждает расходы на доставку груза.
Если компания подключена с ГИС и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.
Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные и когда
Обязательный переход на электронные транспортные накладные намечен на 1 января 2023 года.
В 2022 году подключение к ГИС – дело добровольное.
Но, очевидно, что крупным грузоотправителям и грузополучателям, логическим и транспортным компаниям, лучше не откладывать и подключаться к системе сразу, как только ее запустят в полном режиме.
Пока пользователей в системе будет немного, можно спокойной отладить электронный документооборот в своей компании и обучить персонал. Не секрет, что даже такой большой ресурс как госуслуги, подвисал при большом наплыве пользователей, например, в день сдачи отчетов о вакцинированных работниках.
Как подготовится к ЭДО с электронными транспортными накладными
Переход на ЭДО пройдет спокойно в рабочем режиме, если к нему подготовится заранее. Вот несколько советов, что нужно сделать.
- Проверить, как сейчас оформляется отгрузка-приема товаров и составить список работников, участвующих в этом процессе. При необходимость какие-то процессы оптимизировать.
- Оформить за счет компании квалицированные подписи для работников. Напоминаем, что трудовое законодательство запрещает, требовать ЭЦП от работника. Лучше всего оформлять подписи через ФНС.
- Проверить на каком оборудовании и в каких системах работают сотрудники, отвечающие за отгрузку и доставку грузов. Возможно кладовщикам, водителям или менеджерам нужно будет заменить ПК или докупить смартфоны или планшеты.
- Выбрать оператора ЭДО из списка, который утвердить Минтранс (после 1 января 2022 года). Согласовать с оператором возможность интеграции системы с вашей бухгалтерской программой.
- Подключится к ГИС электронных перевозочных документов.
- Провести обучение или консультирование работников, участвующих в отгрузке-приемке товаров.
- Подписать соглашения об обмене электронными документами: одно — с транспортной или экспедиционной компанией, второе – с грузоотправителем или грузополучателем.
Чего ожидать от ЭДО в перевозках
Электронный документооборот позволит избавится от потери документов, неправильного их оформления, даст возможность отслеживать доставку и отказаться от бумажных архивов.
Но, при этом за работу с ГИС через оператора ЭДО придется регулярно платить. От 3 000 рублей в год по состоянию на 2022 год.
Возможно, придется оплачивать ЭЦП для работников, налоговая предоставляет бесплатно ограниченное число подписей.
Вероятно, придется закупать программное обеспечение и смартфоны (планшеты), как минимум, для водителей.