Бумажная первичка необходима бухгалтерии только при наличии федерального закона, требующего составления определенных документов на бумаге.
Минфин РФ в письме от 13.06.2023 № 03-03-06/1/54117
Расходы, произведенные на территории Российской Федерации, при необходимости подтверждения могут быть документально зафиксированы электронными документами с использованием электронной подписи, если федеральные законы и нормативные акты не устанавливают обязательного оформления таких документов на бумажном носителе.
Требование составлять документы на бумаге, например, установлено ТК РФ для определенных видов документов. Разъяснения по данному вопросу содержатся в письме Минтруда от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97.
В категории налоговых расходов не встречаются документы, требующие обязательного оформления только на бумажном носителе.
Как хранить первичку по налогам и отчетность
Бухгалтерский и налоговый учет можно вести в электронном виде (статьи 9 и 10 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и статья 314 НК РФ). Подлинником первичного документа, составленного в электронной форме, является его электронная форма.
Электронные документы равнозначны рукописным на бумаге, если оговорено в договоре. Документы, переданные в электронном виде, не требуют распечатки и хранения на бумаге. Не нужно повторять обмен документами на бумажном носителе.
В отношении налоговых регистров и отчетности закон не требует печати электронных документов и сохранения их в бумажном виде для предоставления в будущем по запросу налоговой инспекции. Нет необходимости дублировать на бумаге бухгалтерскую отчетность, декларации и расчеты, составленные в электронной форме.
Ведение налоговых регистров возможно как на бумаге, так и в электронной форме. При необходимости предоставления документов налоговым органам печать выполняется с электронных носителей.
Какие документы о затратах на зарплату должны быть бумажными?
Для документа, требующего подписи согласно ТК РФ, распечатку следует сохранять на бумажном носителе.
Это такие документы как:
- Заявление о трудоустройстве, которое следует хранить только в печатном варианте, а также приказы об увольнении и о приёме.
- акт о несчастном случае на производстве,
- Документы о прохождении работниками инструктажей по охране труда.
Оформление всех этих документов возможно исключительно на бумажном носителе. Сотрудник обязан ставить подпись лично, рукой.
Для выплаты заработной платы наличными из кассы необходимо оформить документы, подтверждающие факт выдачи денег. Работник должен поставить подпись в ведомости на выдачу зарплаты и расходном ордере.
В каких случаях требуется распечатать электронный документ?
Для предоставления проверяющим, партнерам или государственным органам требуется распечатать электронный документ на бумаге в случаях, когда это предписано законом или договором (п. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Как ранее говорилось, Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает возможность хранения некоторых кадровных документов на бумажном носителе.
В ситуациях, когда перевод документа в электронный вид невозможен.
При ведении бухгалтерского учета необходимо руководствоваться п. 24 ФСБУ 27/2021, предусматривающим хранение документов в изначальной форме. Перевод бумажных документов в электронный вид посредством сканирования для последующего хранения запрещено.