Если фирма заключила со своими контрагентами соглашения об ЭДО, будет ли это означать, что все бумажные документы попадают под запрет? А если будет технический сбой? Многие бухгалтеры задумываются об этом, переходя на электронное взаимодействие. Особенно их волнует вопрос со счетами-фактурами. Сразу скажем, что закон не препятствует выставлению бумажных оригиналов, но все-таки подстраховать себя нужно.
Вид первичного документа
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).
Что касается счетов-фактур, то похожая норма имеется в статье 169 НК РФ.
НК РФ требует, чтобы электронные документы отвечали требованиям первичных учетных документов, перечисленных в статье 9 Закона о бухучете, и требованиям, предъявляемым к счетам-фактурам пунктом 5 статьи 169 НК РФ. Также они должны соответствовать форматам электронных документов, утвержденным ФНС.
Таким образом, разрешены оба варианта первички: бумажный оригинал и электронный документ. Электронный документ, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному документу с собственноручной подписью.
Об этом сказано в статье 6 Закона об электронной цифровой подписи. А вот о том, что переход на электронный документооборот делает невозможным направление документов на бумажном носителе, здесь ничего не говорится.
Электронный документооборот между контрагентами
Порядок электронного документооборота (ЭДО) между контрагентами устанавливается соглашением об ЭДО. Как в любом договоре, в нем стороны прописывают права и обязанности сторон, а, поскольку это соглашение специфическое, в нем нужно предусмотреть и технические вопросы применения ЭДО.
Обязательным условием для ЭДО между сторонами сделки является наличие у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных документов.
А во избежание конфликтных ситуаций включите в соглашение об ЭДО пункт, который предусматривает при возникновении технических проблем (сбои в работе интернета, замена сертификата ЭЦП и т. д.) направлять друг другу документы на бумажном носителе.
Если из-за технических проблем подписывать и направлять документы по ЭДО невозможно, их можно направлять на бумажном носителе. Об этом напишите в соглашении об ЭДО.
Дожидаться решения технических проблем, чтобы принимать и подписывать электронные документы, необходимости нет. Все это можно делать и с бумажными.
Счет-фактура по ЭДО
Что касается счетов-фактур, то и в отношении них опасаться не стоит. Подтверждать расходы и НДС-вычеты бумажными документами при наличии соглашения об ЭДО не запрещено.
Более того, в пункте 2.20 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС, утвержденного приказом Минфина от 10 ноября 2015 г. № 174н, говорится следующее.
При невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через оператора ЭДО, продавец выставляет счет-фактуру на бумажном носителе и направляет его покупателю.
Вполне ясная позиция. Ее можно применять в отношении других первичных документов, а также и УПД.