Законом о бухучете не определено, какой вид электронной подписи применяется при оформлении первичных документов. В свою очередь, Закон об электронной подписи не запрещает применять электронные подписи, выданные иностранным государством. ФНС пояснила, в каких случаях компания вправе подписывать документы иностранной ЭЦП.
Все хозяйственные операции, компания обязана фиксировать документально. На основе первичных учетных документов ведется налоговый и бухгалтерский учет:
- Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязует каждый факт хозяйственной жизни оформлять первичным документом.
- Статьей 313 НК РФ устанавливает, что данные налогового учета должны быть подтверждены первичными учетными документами.
Пунктом 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ разрешено оформлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. При этом, вид электронной подписи на законодательном уровне не закреплен.
Если обратится к закону от 06.04.2011№ 63-ФЗ «Об электронной подписи», статья 7 позволяет признавать электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, если они соответствуют признакам усиленной ЭЦП, подтверждены и применяются в соответствии с законодательством РФ.
Иностранная электронная подпись и подписанный ею документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки ЭЦП выдан в соответствии с нормами иностранного права.
Если между РФ и иностранным государством отсутствуют международные договоры о признании и подтверждении ЭЦП согласно статье 7 Закона №63-ФЗ, иностранная электронная подпись может быть признана только простой. Во многих случаях для электронного документооборота, простой подписи достаточно.
По мнению ФНС России, которое изложено в письме от 21.10.2022 № ЕА-3-26/11606@, компания вправе организовать электронное взаимодействие с иностранными партнерами, используя простую электронную подпись для оформления первичных учетных документов.