В банках, на почте, на транспорте, в аэропортах и на вокзалах, в магазинах и на улицах нам часто встречаются люди, одетые в уникальную одежду с брендами своей компании. Это форменная одежда, которую закупают либо шьют многие компании, и она нужна, чтобы продемонстрировать принадлежность работника в конкретной компании.
Есть организации, для которых униформа обязательна. Это почти все, кто занимается перевозкой пассажиров (авиакомпании, железнодорожные перевозчики, метрополитен), медицинские компании и др. Но, большинство фирм самостоятельно решат закупать униформу для персонала или нет.
Форма должна быть брендирована
Если вы покупаете или шьете форму для своих работников, законодательство разрешает принять к бухгалтерскому учету затраты на её производство. Есть лишь одно обязательное условие, которое вы должны соблюсти. На форме должны быть логотипы или другие знаки, которые позволяют однозначно определить, что человек в этой форме, работает в вашей компании. То есть, как сказали бы маркетологи, униформа должна быть брендирована.
Как отражать в учете расходы на форменную одежду
Принять к учету расходы на форменную одежду можно на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.
Вы самостоятельно можете решить, принять расходы к учету единовременно на дату передачи формы работнику или постепенно в течение всего срока использования. Свое решение вы должны записать в учетной политике компании.
Есть несколько вариантов, как учесть затраты на форменную одежду.
Первый вариант, учесть затраты на форму в составе прямых или косвенных расходов. Так советует поступать Минфин России, который неоднократно менял свою позицию по этому вопросу и окончательное мнение выразил в письмах: № 03-03-06/1/54958 от 30.10.2014, № 03-03-06/1/349 от 19.07.2012 и № 03-03-06/2/109от 05.07.2011.
Запись бухгалтерскими проводками будет выглядеть так:
Дебет 10-10 КРЕДИТ 60
– получена форменная одежда;
Дебет 19 КРЕДИТ 60
– отражен НДС по форменной одежде;
Дебет 60 КРЕДИТ 51
– оплачена форменная одежда продавцу;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– входной НДС по форменной одежде принят к вычету;
Дебет 10-11 КРЕДИТ 10-10
– форменная одежда выдана сотрудникам;
Дебет 20 (26) КРЕДИТ 10-11
– списана стоимость выданной форменной одежды.
Второй вариант — учесть затраты на форменную одежду можно в составе других расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Бухгалтерские проводки ничем не будут отличаться от приведенных выше. Просто в налоговом учете придется использовать регистр прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Передавать форму работникам или нет
Кроме расходов на пошив или закупку формы, к учету можно принимать и расходы, связанные с поддержанием формы в надлежащем виде. Это: химчистка, дезинфекция, ремонт, подгонка по размеру и т.п. Но, если вы планируете затраты по уходу за форменной одеждой учитывать в расходах, вам нельзя передавать работникам форму на праве собственности. Если вы по документам передаете форму работниками, следить за одеждой должны они сами, и тогда учесть затраты на уход за одеждой при расчете налогооблагаемой база по прибыли нельзя.
Форменная одежда за счет работников
Если законодательством не установлено, что ваши работники обязаны иметь форменную одежду, вы можете её выдавать за счет самих работников. Хотя, на практике, это может не понравится работникам, и у вас возникнут проблемы с набором персонала.
Порядок удержания стоимости форменной одежды из заработной платы работника устанавливают по договоренности между работником и начальством.
Сумма ежемесячного удержания стоимости форменной одежды не может превышать 20% заработной платы работника, причитающейся к выплате.
Удержать стоимость формы вы можете с работниками и в таких случаях, как работник уволится в несогласованный с вами заранее срок и не вернул форменную одежду, работник просто испортил форму и т.д.
При удержании стоимости форменной одежды из заработной платы работника сделайте записи:
Дебет 70 КРЕДИТ 73-2
– удержана из заработной платы стоимость форменной одежды;
Дебет 73-2 КРЕДИТ 91-1
– стоимость форменной одежды, удержанная из заработной платы работника, отражена в составе прочих доходов.