Не обязательно хранить электронные кассовые чеки как бумажную распечатку.
Электронный чек можно сохранить в приложении налоговой «Проверка чеков ФНС России».
Авансовый отчет — один из главных документов, доказывающих расходы фирмы. Его заполняют и передают в бухгалтерию сотрудники, получившие деньги под отчет и потратившие их на покупку товаров или услуг для компании. Расходы подтверждаются документом об оплате – обычно чеком: бумажным или электронным.
При расчётах наличными чаще всего применяются онлайн-кассы с функциями: печати кассовых чеков на бумаге, отправки электронных чеков покупателям на номер телефона или почту. п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Электронный чек можно распечатать и добавить к авансовому отчету. Распечатанный электронный чек на бумаге имеет тот же статус, что и кассовый чек, выданный ККТ. В чеке должны быть все данные для идентификации покупки и принятия его как документа, подтверждающего оплату (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Сохранение электронных кассовых чеков на бумаге не обязательно.
Все чеки хранятся в информационной базе ФНС и доступны в мобильном приложении » «. Проверка чеков ФНС РоссииЗдесь можно проверить легальность документов и распечатать их.
Проверьте достоверность чека по QR-коду или вручную введите данные чека в приложение. При неправильном оформлении или отсутствии чека это будет отображено в приложении. Проверка доступна для электронных и бумажных чеков, распечатанных онлайн кассой.
Бумажные чеки со временем тускнеют и теряют цвет, из-за чего информация становится незаметной. Поэтому хранение бумажных чеков нецелесообразно. Лучше воспользоваться приложением налоговой службы, где хранятся все чеки, включая необходимые для подтверждения расходов.
Приложение позволяет сохранять чеки, которые налоговая допускает использовать для подтверждения налоговых вычетов при подаче декларации.
Неоформлённые и неправильные чеки неприемлемы для документации расходов в авансовом отчёте.
Как выделить документ, подходящий для подтверждения расходов?
В случае невозможности получения чека в электронном формате скопируйте полученные на бумаге чеки.
Оплата через СБП не освобождает от чеков
Федеральная налоговая служба в письме от 02.09.2022 №ЗГ-3-20/9556@ Продавец обязан выдать покупателю кассовый чек на бумаге, независимо от желания покупателя.
Какие инструкции дать подотчетникам
Работники, получающие зарплату под отчет, должны знать, что при приобретении товаров для компании необходимо требовать чеки, независимо от их формата: бумажного или электронного.
В локальных документах фирмы, включая учетную политику, должны быть прописаны правила взаимодействия с подчиненными.
В документах, подтверждающих закупки при расходовании средств по отчету, необходимо указывать электронные чеки.
Если у вас есть отдельная инструкция для подчиненных, проверьте, как в ней описаны обязанности сотрудников по получению чеков, и при необходимости внесите коррективы.
Например, укажите два требования по электронным чекам:
Чтобы получить чек электронно после покупки, покупателю следует назвать продавцу свой номер телефона или адрес электронной почты.
Электронный чек нужно распечатать и добавить к авансовому отчету, отметив в нем электронную форму чека.
Бухгалтерия нуждается в распечатки для быстрой проверки подлинности и качества чека.