Фирменные футболки и кепки для работников могут использоваться в рекламных целях либо выполнять роль униформы. Если они приобретены как форменная одежда их можно учесть двумя способами: в составе прочих расходов или с расходах на оплату труда.
Форменная одежда и спецодежда – это не одно и то же. Спецодежда нужна на вредных производствах, чтобы уменьшить воздействие на работника опасных факторов. А форменная одежда, в первую очередь, нужна, чтобы идентифицировать принадлежность сотрудника к определенной фирме. Униформа всегда брендирована. А спецодежда может не иметь логотипов и специально заданных цветов.
Учет расходов на форменную одежду в базе по прибыли
Учесть в налоговой базе по прибыли можно только экономически обоснованные документально подтвержденные затраты. Расходы по НК РФ должны быть произведены с целью получения дохода (статья 252 НК РФ).
Наличие форменной одежды в компании может быть предусмотрено законодательством, ведомственными документами. Этим и будет подтверждена экономическая обоснованность затрат. Например, форменная одежда обязательна на ж/д и авиатранспорте.
Если на уровне законодательства не установлено требование иметь одежду с определенными знаками отличия, издайте свой приказ или положение об обеспечении сотрудников компании формой или пропишите это в правилах внутреннего трудового распорядка.
Два варианта учета форменной одежды
Расходы на форму могут быть учтены по-разному. Вы вправе:
- выдать работникам форму во временное пользование;
- передать форму в собственность работника.
В первом случае, если фирменная одежда будет выполнять роль униформы, сотрудники будут носить ее на работе, форма остается в собственности фирмы, расходы на ее приобретение или изготовлении можно отнести к материальным расходам, связанным с производством и реализацией (ненормируемых).
Во втором случае, когда футболки передаются в собственность сотрудников, расходы на их приобретение могут быть учтены в расходах на оплату труда. П. 5 ст. 255 НК РФ позволяет отнести к расходам на оплату труда расходы на приобретение либо изготовление выдаваемой работникам бесплатно либо продаваемых работникам по низким ценам форменной одежды и обмундирования.
Такую же позицию озвучивал Минфин России в письме № 03-03-06/1/54958 от 30.10.2014.
Как отразить в бухучете покупку футболок для работников
Нужно воспользоваться ФСБУ 5/2019 «Запасы», который с 2021 стал обязательным к применению.
В соответствии с подп. «б» п. 3 ФСБУ 5/2019 к запасам относятся инструменты, инвентарь, специальная одежда, специальная оснастка (специальные приспособления, специальные инструменты, специальное оборудование), тара и и т.д.
В соответствии с абз. 1 п. 3 ФСБУ 5/2019 к запасами относятся активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла либо используемые не более 12 месяцев. Таким образом, главным критерием отнесения одежды к запасам является срок ее использования.
Если футболки с логотипом компании будут использоваться менее 12 месяцев, отражайте их учете как запасы в порядке по фактической себестоимости.
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60
– приобретена форменная одежда.
Футболки нужно списывать на производство работ (оказание услуг) в периоде передачи со склада на основании составленных первичных документов:
ДЕБЕТ 20 (23, 25…) КРЕДИТ 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
– форменная одежда передана в эксплуатацию.
Вряд ли срок использования футболок и кепок может превышать 12 месяцев. Но если, это так. Одежду нужно учитывать в составе основных средств в соответствии с правилами ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Расходы на футболки нужно списывать ежемесячно через амортизацию с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия футболок к учету, и до полного погашения их стоимости.
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60
– приобретена форменная одежды;
ДЕБЕТ 01 субсчет «Спецодежда на складе» КРЕДИТ 08
– форменная одежда принята к учету в составе основных средств;
ДЕБЕТ 20 (23, 25…) КРЕДИТ 02
– начислена амортизация (ежемесячно).