Вы обращали внимание, что в новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» есть новый термин — оправдательный документ. В том смысле, который в него заложен, он раньше не использовался. Вместе с тем это новшество позволяет отделить документы, которыми отражаются факты хозяйственной жизни, от первичных учетных документов.
Документооборот и первичные документы в бухучете
Согласно новому ФСБУ 27/2021 документооборот в бухгалтерском учете — это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения.
Основа документооборота – первичные учетные документы.
На каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичный учетный документ (часть 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
Какие документы подтверждают факты хозяйственной жизни
Закон о бухучете требует, чтобы документы, подтверждающий факт хозяйственной жизни, был составлен в момент его совершения или непосредственно после его окончания.
Перечень учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки
.
Традиционно это:
- договор;
- счет;
- платежные документы;
- товарная накладная;
- акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг);
- бухгалтерская справка.
Документы бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021
Обратимся к новому ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он вводит такие основные понятия, как документы бухгалтерского учета и документооборот в бухгалтерском учете.
Документы бухгалтерского учета — это:
- первичные учетные документы;
- регистры бухгалтерского учета.
Документооборот в бухгалтерском учете — это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения.
Новый ФСБУ 27/2021 вводит также новое понятие бухучета – «оправдательный документ».
Это понятие появляется в подпункте «в» пункта 8. Здесь сказано, что в случае включения обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (далее — оправдательный документ), указывается информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.
Что означает эта мудреная формулировка?
Оправдательный документ
Оправдательный документ — это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Его составляют не для бухгалтерского учета, а для фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа
, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
При этом в нем содержатся реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, в акте приемки-передачи ценностей предусмотрены подписи представителей контрагента, удостоверяющие передачу ценностей.
Вот типичные оправдательные документы:
- договор;
- счет;
- кассовый чек;
- квитанция об оплате.
Таким образом, первичные учетные документы могут составляться на основе оправдательных.
Пример. Какие документы нужны для списания подотчетной суммы
В бухучете дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа - авансового отчета. Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информацию о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.
Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные частью 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете», то их можно использовать в качестве первичных документов.