Немало эмоций в свое время вызвало введение в закон о бухучете нормы о том, что требования главного бухгалтера в отношении оформления первичных документов и ведения документооборота стали обязательными для всех сотрудников фирмы. Включая директора. Вместе с тем это не полностью устраняет ситуацию, когда между руководителем и главбухом имеются разногласия в отношении ведения бухгалтерского учета. Что по этому поводу написано в законе?
Первичный документ
От того, как организован в компании документооборот, во многом зависит работа бухгалтерии.
Документооборот – это порядок оформления, принятия к учету, обработки и передачи в архив документов, на основании которых компания ведет свою деятельность, в том числе бухгалтерский и налоговый учет. Основа документооборота – первичные учетные документы.
Первичный учетный документ нужно оформлять на каждый факт хозяйственной жизни (часть 1 ст. 9 Федерального акона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
Первичный документ составляют в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если это невозможно – непосредственно после его окончания (часть 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Если первичные учетные документы, подтверждающие данные налогового учета, составлены на иностранном языке, нужно в обязательном порядке перевести их на русский язык.
Требования главбуха — закон
Считалось, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций для руководителей организаций не обязательны (п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
Однако пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ в редакции, введенной Федеральным законом от 26 июля 2019 г. № 247-ФЗ, устанавливает, что для всех сотрудников организации являются обязательными письменные требования главбуха:
- по документальному оформлению фактов хозяйственной жизни;
- представлению первичных и иных документов для ведения бухучета.
Если же главбуха в организации нет, эта норма распространяется на должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Либо на лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
Таким образом, требования главбуха обязательны для всех работников организации. И директор – не исключение.
А если разногласия все-таки есть?
А если разногласия между руководителем организации и главным бухгалтером есть, главбух, как и раньше, обязан принять к учету данные, содержащиеся в спорных первичных документах.
Но при условии, что руководитель издал на этот счет письменное распоряжение. В этом случае он единолично несет ответственность за созданную в результате такого распоряжения информацию.
А главный бухгалтер, который возражает по поводу регистрации в бухучете того или иного факта, от ответственности освобождается (п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).
Использование заведомо подложного документа – деяние уголовно наказуемое. В зависимости от тяжести преступления оно наказывается:
- штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
- исправительными работами на срок до трех лет;
- арестом на срок до шести месяцев (п. 3 ст. 327 УК РФ).
Мнимые и притворные сделки
К бухгалтерскому учету запрещено принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Рассмотрим пример мнимой сделки.
Общество-должник имело задолженность перед банком по кредитному договору. Затем оно заключило договор с предпринимателем на поставку 340 тонн мясной продукции на сумму, сопоставимую с задолженностью перед банком. По договору поставки общество отказалось платить. На этом основании предприниматель инициировал банкротство должника.
Суды установили:
- по договору поставки прием товара по количеству осуществляется согласно товарным накладным;
- расчеты за отпущенную продукцию производятся по ценам, указанным в товарной накладной поставщика;
- отпуск продукции осуществляется на сумму, не превышающую предоплату;
- поставка каждой последующей партии продукции производится после полной оплаты предыдущей.
Из всего этого стало ясно, что сделка была совершена лишь для вида — мнимой сделкой, а потому ничтожной. Ее реальная цель — искусственное создание задолженности для последующего инициирования процедуры банкротства должника и участия ИП-кредитора в распределении имущества банкрота.
По договору якобы в короткий срок поставлен большой объем мясной продукции. Однако общество не занималось деятельностью по реализации мяса. Экономическая возможность общества по покупке, размещению и дальнейшему распоряжению такой партией товара судом не признана (определение ВС РФ от 25 июля 2016 г. по делу № 305-ЭС16-2411).
Под мнимыми объектами бухгалтерского учета понимают несуществующие объекты, отраженные в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни). Совершая сделку лишь для вида, стороны правильно оформляют все документы, но создать реальные правовые последствия не стремятся.
Не относятся к мнимым объектам бухучета: резервы и фонды, предусмотренные законодательством России, а также расходы на их создание.
Под притворными объектами бухгалтерского учета понимают объекты, отраженные в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).
Подделка документов
Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, тоже опасно проводить в бухучете. Такими признаками считают чаще всего:
- орфографические ошибки;
- дописки текста;
- дорисовывание подписи или печати;
- подтирки и травления текста химическими растворителями;
- следы посторонних чернил;
- смазывание текста или оттиска печати;
- разная бумага в одном многостраничном документе;
- использование факсимиле.
Кроме того, при проверке первичных документов инспектор обязательно сверит подписи. Если он обнаружит неуверенный росчерк или более слабый по сравнению с оригиналом подписи нажим, дело может дойти до экспертизы, чтобы установить факт подделки. Если же документ оформлен «задним числом», такой факт легко устанавливается по состоянию бумаги, на которой он оформлен.