Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателей компенсировать работникам, выполняющим свою деятельность удалённо, понесенные расходы.
Требование компенсировать дистанционщикам расходы Статья 312.6 ТК РФ устанавливает обязанность по обеспечению работников оборудованием для работы.
Работник и работодатель могут сами решить, какие траты возместятся, как это будет происходить и на каком оборудовании трудится удалённый сотрудник.
- Работник выполняет трудовые обязанности, используя своё собственное оборудование и программное обеспечение, за что получает компенсацию. Расходы на интернет, связь, электричество по счетам от поставщиков услуг также покрываются отдельно.
- Сотрудник применяет оборудование и программное обеспечение, выданное работодателем. Работник получает возмещение расходов на интернет, связь, электроэнергию, бумагу и другие материальные ресурсы по выставленным счетам от поставщиков услуг.
В каждом из этих случаев нужно указать в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ) порядок, сумму и способ выплаты компенсации.
Работник использует свое оборудование
В случае использования работником собственного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и тому подобного по согласованию с фирмой, работодатель:
- выплачивает ему компенсацию,
- Оплачивает текущие затраты на эксплуатацию оборудования и выполнение трудовых обязанностей.
Организациям на законодательном уровне разрешено компенсационные выплаты удаленным работникам учитывать в налоговой базе по прибылиЗа выполнение трудовой функции удаленно выплачивается не более 35 рублей в день или суммарные документированные расходы дистанционного сотрудника. Такая сумма в рамках лимита не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Работник использует оборудование компании
Если так, то оборудование передается удаленному сотруднику по акту приемки-передачи. Возмещение расходов за пользование техникой не требуется.
Компенсациями покрываются только текущие затраты на электроэнергию, связь, интернет и расходные материалы при наличии последних. Таких расходов целесообразно возмещать по факту на основе первоначальных документов об оплате услуг.
Если удаленный работник заключил трудовой договор, выплаты его текущих расходов осуществляются путем выдачи ему денежной суммы под отчет. Впоследствии ему необходимо представить бухгалтерии авансовый отчет с приложенными чеками о совершенных расходах.
Дистанционщик направлен в командировку
Трудовой кодекс Российской Федерации не ограничивает возможность направлять удаленных сотрудников в командировки. При этом к ним применяются все гарантии, прописанные в статьях 166-168 ТК РФ для командированных работников. Поэтому бухгалтериям необходимо:
- Оплачивать работнику затраты на применение личного оборудования, программных комплексов, защитных систем для информации, амортизацию, износ и тому подобное, при условии, что работа выполняется не на фирменном оборудовании.
- Оплачивать затраты, которые возникают при исполнении обязанностей удаленно, например, связь и интернет (статья 312.6 Трудового кодекса Российской Федерации).
- Взыскать затраты на транспортное средство или на топливо (ст. 168 ТК РФ).
- Оплатить расходы на аренду жилья во время командировки (статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации).
- выплатить суточные за все дни командировки (ст. 168 ТК РФ).
Работника временно перевели на удаленку
Статья 312.9 Трудового кодекса РФ предоставляет работодателям право без согласия работников временно переводить их на дистанционную работу при возникновении катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и подобных ситуаций.
Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть обусловлен реальным изменением организационных или технологических условий труда, делающим невозможным продолжение работы на прежних условиях, установленных трудовым договором (см. Определение Второго КСОЮ от 4 мая 2023 г. № 88-12002/2023 по делу № 2-1202/2022).
Работники компании во время временной переработки в удаленном режиме получают все гарантии, установленные ТК РФ для сотрудников, работающих дистанционно.
Компания должна предоставить сотруднику все необходимое для осуществления трудовых обязанностей: технику, программное обеспечение, защитные инструменты, материалы и тому подобное.
В случае отсутствия такого условия временным удалённым работникам положена компенсация за эксплуатацию личного или арендованного ими оборудования, программно-технических комплексов, средств защиты информации и других приспособлений, а также возмещение расходов на ими.
Дистанционному сотруднику необходимо будет компенсировать и другие затраты, возникающие при осуществлении трудовых обязанностей удаленно, например, стоимость связи и интернета, оплаты электроэнергии и расходных материалов.