Документы в компании: сколько лет хранить?

Автор: | 01.10.2020

Документы в компании: сколько лет хранить?

В деятельности любой фирмы документы образуются ежедневно. Это документы бухгалтерские, кадровые, налоговые, организационные. Сколько времени нужно их хранить? Ответ можно найти в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле,  Налоговом кодексе. Также есть  специальный приказ Росархива. Разберем, какие установлены сроки для хранения основных групп документов в компании.

Бухгалтерские документы

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Согласно статье 29 закона о бухучете, он начинает отсчитываться:

  • после окончания отчетного года — для первичных учетных документов, бухгалтерских регистров, отчетности и аудиторских заключений;
  • с года, в котором в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности – для документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета (учетная политика, электронные средства для хранения и  воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи).

Юридически значимые электронные документы можно хранить без их распечатки, Минфин разрешает (письмо от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259).

Сроки хранения документации устанавливает также приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В нем можно найти отдельные уточняющие нюансы в отношении основных сроков хранения некоторых конкретных видов бумаг, которые не прописаны в федеральном законе.

Так, протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА нужно хранить 5 лет с момента выбытия активов.

При возникновении споров и разногласий,  не 5, а вплоть до принятия решения по делу нужно хранить:

  • кассовые документы и книги;
  • банковские документы;
  • корешки денежных чековых книжек;
  • ордера, табели, извещения банков и переводные требования;
  • акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
  • авансовые отчеты;
  • переписку.

Если в различных нормативных актах для одного и того же типа документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.

Кадровые документы

Постоянно нужно хранить такие кадровые документы:

  • приказы и распоряжения  по основной деятельности (об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов);
  • положения или инструкции по обработке персональных данных.

Документы по личному составу нужно хранить 50 (75) лет. Это:

  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, включая соглашения о расторжении;
  • личные дела и личные карточки работников;
  • приказы об изменении анкетно-биографических данных;
  • все приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы);
  • докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу;
  • все подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), не востребованные сотрудниками при увольнении;
  • гражданско-правовые договоры  с физлицами и акты по ним.

Платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат нужно хранить в течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет — то 50 (75) лет.

Срок хранения в 5 лет установлен для таких кадровых документов:

  • табели учета рабочего времени;
  • приказы, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам;
  • приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков;
  • заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи;
  • разобраться с налогами;
  • сдать билеты;
  • приказы о направлении в командировку.

Срок в 5 лет увеличивается до 50 (75) лет для документов, относящихся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки.

Хранить 3 года нужно:

  • документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий;
  • графики отпусков;
  • согласия на обработку персональных данных (после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва).

Приказом Росархива № 236 пятидесятилетний срок  хранения установлен для документов, созданных после 1 января 2003 года. Документы, созданные до 1 января 2003 года, хранятся 75лет.

Налоговые документы

Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение четырех лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, нужно хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу.

В приказе Росархива № 236 для организаций и ИП, применяющих УСН, установлен срок для хранения КУДиР — 5 лет.

Сроки хранения учетных документов по НДС установлены постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137. Так, 4 года нужно хранить книгу покупок и книгу продаж, включая дополнительные листы к ним. Срок отсчитывается с даты последней записи в книге.

А приказ Росархива № 236 установил срок хранения счетов-фактур – 5 лет.

Также 5 лет хранения  установлено для налоговых деклараций и расчетов по всем видам налогов. Кроме расчета по страховым взносам. Его нужно хранить 50 (75) лет. Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов, на основании которых начисляются страховые взносы, нужно хранить 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 50 (75) лет.

Переписка с налоговой инспекцией

Уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления нужно хранить 5  лет.  Если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки – 10 лет.

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов и справки о состоянии расчетов с бюджетом требуется хранить 5 лет.

Все электронные документы с УКЭП, и сертификаты ключей проверки электронной подписи, которой завизированы жалобы и технологические документы, нужно хранить как минимум в течение 5 лет с даты получения или отправки.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.

Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Подключить бератор


Читать оригинал