Выдача денег работнику под отчет – это финансирование расходов, которые несет работник в интересах работодателя. Эти суммы не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но, только при наличии документов, подтверждающих выдачу под отчет и расход на нужны компании.
Работник, получивший деньги под отчет, должен сдать в бухгалтерию компании авансовый отчет и документы, подтверждающих расходы.
Документ, подтверждающий выдачу денег под отчет
Деньги под отчеты выдают на основании заявления работника, в котором он указывает сумму, необходимую для закупки тех или иных материальных ценностей и срок.
Шаблон заявления на выдачу денег под отчет
Заявление должно быть завизировано руководителем компании. И на его основании заявление может быть составлено распоряжение о выдаче о выдаче определенной суммы работнику.
Документы, подтверждающие расход подотчетных сумм
После закупки материальных ценностей для компании за счет подотчетных сумм, работник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить в нему документы, подтверждающие оплату.
Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Скачать форму Авансового отчета (форма № АО-1)
Подтвердить оплату можно любыми документами. Их перечень законодательство не ограничивает. Это могут быть накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.
Список подтверждающих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
Все документы должны быть:
- читаемыми;
- оформленными на подотчетное лицо;
- иметь наименование приобретенного товара и цену.
Если подтверждающие документы будут оформлены неправильно, с подотчетных сумм придется платить и НДФЛ, и страховые взносы. Это подтверждает судебная практика – Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021, Определение Верховного суда РФ от 11.02.2021 г. № 307-ЭС20-23792.
Документы, подтверждающие прием организаций товаров, купленных подотчетником
Это тоже очень важная часть документов, на которую обратил внимание Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 11.01.2023 № Ф09-9642/22 по делу № А60-22592/2022.
Компания должно провести по учету купленные товары и ТМЦ за счет подответных сумм.
Перечень документов, которые подтверждают выдачу денег работнику под отчет для освобождения этих сумм от НДФЛ и страховых взносов
- Заявление работника на выдачу определенной сумм для закупки ценностей в пользу компании либо приказ
или распоряжение руководителя компании о выдаче работнику денег на закупку товаров. работ услуг для компании. - Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
- Документы, подтверждающие покупки в пользу компании.
- Документы бухгалтерии о принятии товаров, услуг, работ.