Расходы на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности и учитываются в составе «Материальных затрат» по п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации» на основании первичных документов учета.
К ГСМ относятся любые виды топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей.
Изначально способ учета расходов на ГСМ должен быть описан в учетной политике компании, где нужно указать, будет ли компания нормировать эти расходы. Нормы списания могут быть разработаны самостоятельно или взяты из распоряжения Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р.
Независимо от выбранной формы учета ГСМ нужно, нормы расхода топлива нужно утвердить приказом руководителя об утверждении норм расхода ГСМ .
Если нормы расходов на ГСМ руководство компании утверждать не планирует, ГСМ можно списывать по фактическим затратам (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).
Как рассчитывать собственные нормативы по ГСМ
Проще всего взять за основу показатели, установленные Минтрансом в распоряжении № АМ-23-р.
Если используемой модели автомобиля в распоряжении Минтранса нет, можно рассчитать свои лимиты. Сделать это может либо начальник транспортного отдела, если такой есть в компании, либо сам водитель.
Подойдут данные из техпаспорта автомобиля или технические характеристики, указанные изготовителем. Если эти данные вам покажутся нереальными или автомобиль уже имеет большой срок службы, можно сделать контрольные замеры: в пустой банк заливается бензин и выверяется на какое количество километров его хватит. Полученные данные оформляют Актом контрольного замера расхода топлива, которые подписывают члены созданной для этой цели комиссии.
Можно сделать еще проще, утвердить стандартный норматив и повышающие коэффициенты для сезонности, степени загрузки, городским и магистральным маршрутам.
Когда перейти на летние нормативы расходов на ГСМ
Когда переходить зимние нормативы ГСМ
Условия, при которых можно списать ГСМ-расходы
Все расходы, которые бухгалтерия принимает к учету, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Условия учета в налоговой базе по прибыли расходов на ГСМ можно свести к трем пунктам:
- ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности.
- ГСМ должны быть оплачены.
- Должны быть оформлены все первичные документы, подтверждающие расходы.
Документы, которые нужны для учета расходов на ГСМ
Экономическим обоснованием норм расхода ГСМ в компании являются: приказ об утверждении норм расхода ГСМ и учетная политика фирмы.
Факт расходов подтверждается путевым листом, а факт оплаты – чеками АЗС.
Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания ГСМ в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Основным документом для списания ГСМ является путевой лист.
Размеры штрафов за отсутствие путевого листа
Что учитывать при составлении путевых листов в 2023 году
Для вычета входного НДС
Вычет НДС по обычным правилам производится на основании счетов-фактур. И этого требуют налоговики.
Но, суды считают допустимым зачет НДС по расходам на ГСМ на основании, если они подтверждены путевыми листами и кассовыми чеками.
Такие выводы содержаться в решение АС Западно-Сибирского округа от 17.12. 2021 № Ф04-7669/2021 по делу А70-4528/2021, в постановлении АС Дальневосточного округа от 25.05.2023 № Ф03-1070/2023 по делу № А16-35/2021.
В постановлении № Ф03-1070/2023 по делу № А16-35/2021 судьи назвали еще несколько документов, которые подтверждают право компании и на вычет НДС по расходам на ГСМ. Это документы об оприходовании и списании топлива в производственную деятельность: заправочные ведомости, путевые листы и товарно-транспортные накладные с указанием автомобилей, маршрутов поездок и пунктов назначения, данные из системы «Платон».
Эти же документы могут служить подтверждением факта использования топлива в предпринимательской деятельности, что является одним из условий для учета затрат для целей налогообложения прибыли.
Список документов для оформления расходов на ГСМ
Обязательные:
- Учетная политика компания, где есть пункт об учете ГСМ расходов (но нормативам или без них).
- Приказ об утверждении норм расхода ГСМ.
- Путевой лист.
- Чеки об оплате ГСМ.
Дополнительные (их может не быть, но они могут иметь значение для принятия в расходы по прибыли и вычета по НДС):
- заправочные ведомости,
- товарно-транспортные накладные с указанием автомобилей, маршрутов поездок и пунктов назначения,
- данные из системы «Платон».
Расходы на ГСМ в компании на УСН
Компании, работающие на УСН с объектом «Доходы минус расходы» вправе учесть только документально подтвержденные и оплаченные расходы:
- в составе материальных расходов, если речь идет о транспортировке и доставке продукции;
- в составе прочих расходов, если учитываются расходы на ГСМ для служебного автомобиля.
На каких счетах отражать ГСМ
Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо».
Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.
Практические ситуации:
Сотрудник едет в командировку на личном авто: как учесть расходы
На работу на личном автомобиле: можно ли ГСМ принять в расходы, нужно ли платить НДФЛ и взносы
Как с работника удержать перерасход ГСМ?