При налоговом учете расходов производственного характера датой осуществления услуг (работ) признается дата подписания акта их приемки-передачи. Датой внереализационных и прочих расходов признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода.
Эти общие правила применяются к “бумажному” документообороту. Разъяснены некоторые специфические моменты налогового учета расходов при электронном документообороте, а именно – на какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, следует признавать расходы.
Порядок учета расходов по налогу на прибыль при применении метода начисления установлен статьей 272 НК РФ. Отдельных правил признания затрат, подтверждаемых электронными первичными документами, закон не устанавливает.
Расходы, которые уменьшают базу по прибыли
Среди расходов, которые формируют налоговую базу по прибыли конкретной фирмы, имеется две группы расходов:
- расходы, связанные с производством и реализацией продукции, товаров, работ или услуг;
- внереализационные расходы.
Расходы, связанные с производством и реализацией, в свою очередь делят:
- на материальные затраты;
- затраты на оплату труда;
- суммы начисленной амортизации;
- прочие расходы.
Обоснование расходов
На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д.
Перечень расходов по производству и реализации, который дан в Налоговом кодексе РФ, не является закрытым.
Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых в нем нет. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Экономически оправданными затратами можно считать прежде всего те, без которых невозможно выполнение того или иного договора. Как сказано в статье 432 ГК РФ, существенными являются:
- условия о предмете договора (например, выполнение работы, купля-продажа имущества или сдача его в аренду и т. д.);
- условия, которые поименованы в законе как необходимые для договора того или иного вида (например, перечень существенных условий договора страхования приведен в статье 942 ГК РФ, доверительного управления имуществом – в ст. 1016 ГК РФ и т. д.);
- другие условия, которые стороны договора считают для себя существенными.
Таким образом, если ваша фирма договорилась оплатить те или иные расходы и это условие является по договору существенным, то они считаются экономически оправданными. Следовательно, данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Существенными могут быть и другие условия, которые указаны в договоре.
Главное – должны соблюдаться условия:
- договор, который заключила фирма, связан с получением выручки;
- расходы по договору, в рамках которого оплачиваются те или иные затраты, уменьшают налогооблагаемую прибыль, то есть соответствуют перечню расходов из НК РФ.
Расходы и первичка
Расходы – это обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под документально подтвержденными расходами в целях налогообложения прибыли организаций понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ).
Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ). При этом первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Обязательные реквизиты
Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Используемые в организации формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но все они должны содержать обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку и ответственного за правильность ее оформления;
- подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (расшифровка подписей на первичных учетных документах).
Пунктом 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Обратите внимание
Если учетной политикой компании предусмотрено, что в качестве первичных документов применяются унифицированные формы, но для какого-то факта хозяйственной жизни бланк не предусмотрен, фирма может разработать его самостоятельно.
Когда электронный документ приравнивается к бумажному
Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, соответствующий по составу показателей требованиям Закона № 402-ФЗ, может являться основанием для формирования данных налогового учета. Кроме того, первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Об этом предупреждала ФНС РФ в письме от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@.
Компаниям, которые хотят использовать электронный документооборот в “первичке”, налоговые контролеры рекомендуют применять утвержденные ими форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной ТОРГ-12.
Таким образом, если первичный учетный документ соответствует требованиям Закона № 402-ФЗ, а также подписан электронной подписью с соблюдением требований Закона № 63-ФЗ, то он может являться основанием для формирования данных налогового учета, а также подтверждать доходы и расходы компании в целях обложения налогом на прибыль.
Дата признания расхода
Порядок признания расходов в целях расчета налога на прибыль при методе начисления на основании электронного документа такой же, как и при оформлении документа на бумаге. Расходы, принимаемые в целях исчисления налога на прибыль, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Датой признания расходов при электронном документообороте должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты.
При налоговом учете расходов датой осуществления услуг (работ) производственного характера признается дата подписания акта их приемки-передачи (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Однако при ЭДО может сложиться неоднозначная ситуация с датами.
Например, фирма подписывает с заказчиками акты сдачи-приемки выполненных работ в системе для обмена юридически значимыми документами. Дата передачи работ в актах соответствует дате составления актов. По условиям договора заказчик может принимать работы в течение нескольких дней с момента получения акта и только после этого подписывать акт электронной подписью. Возникает ситуация, когда дата составления акта относится к одному отчетному (налоговому) периоду, а дата фактического подписания документа заказчиком – к следующему периоду. ФНС разъяснила, что в подобных случаях датой признания расходов должна признаваться именно дата составления электронного документа.
Что касается внереализационных расходов, то их датой признается дата расчетов или дата предъявления документов, служащих основанием для расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (п. 7 ст. 272 НК РФ). Налоговики в комментируемом письме отметили, что под датой предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, также следует понимать дату их составления.
Но возник следующий вопрос: какую из дат, содержащихся в электронном первичном документе, считать датой его составления?
Ответили налоговики так.
Например, формат УПД содержит даты:
- составления счета-фактуры (“Дата СЧФ”);
- отгрузки товаров (передачи результатов работ), передачи имущественных прав (предъявления оказанных услуг) (“ДатаПер”);
- передачи вещи, изготовленной по договору подряда (“ДатаПерВещ”);
- принятия товаров (результатов выполненных работ), имущественных прав (подтверждения факта оказания услуг) (“ДатаПрин”).
Так вот, датой подписания документа является та дата, когда фактически был подписан документ, независимо от того, совпадает ли она с каким-либо из перечисленных реквизитов.
А период оказания услуг исполнитель может указать в элементе “Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав” (НаимТов) или “Наименование работ (услуг)” (НаимРабот). Кстати, в новом формате УПД (утв. приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@) для автоматизированной обработки такой информации выделены отдельные элементы (ДатаНач; ДатаОкон).
Заметим, что это не что иное, как “содержание факта хозяйственной жизни”. Именно здесь содержится информация о том, кто, кому, на каком основании, в каком объеме, когда и что сделал. Если дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают, то в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, должна быть четко прописана дата свершения хозяйственной операции (дата приема груза, принятия работ или услуг и др.).
Эксперт “НА” С.М. Львовский