Как правило, пересортица свидетельствует о том, что учет товаров в компании велся ненадлежащим образом. Тем не менее, это явление нужно учитывать. В бухучете есть возможность провести зачет излишков и недостач при соблюдении некоторых условий. В налоговом учете ни о каком зачете речи быть не может ни при каких обстоятельствах. Будем разбираться.
Пересортица в бухучете
Под пересортицей принято считать появление в результате инвентаризации излишков и недостач ТМЦ одного наименования и в равных количествах.
В бухучете провести взаимный зачет таких излишков и недостач разрешается, но только:
- за один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- по запасам одного и того же наименования;
- при равном количестве недостачи и излишка.
Такой случай скорее можно назвать исключительным, чем общим. Ответственное лицо пишет объяснение, директор принимает решение о зачете, и только затем бухгалтер сделает проводку:
- Дебет 41 (товар А1) Кредит 41 (Товар А2)
- отражена пересортица.
Когда выявлены излишки и недостачи по товарам разных видов и в неравных количествах, зачет по ним запрещен. В этом случае отражают выявленные излишки и недостачи по отдельности.
При этом:
- излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и списывается на финансовые результаты;
- недостача имущества (и его порча в пределах норм естественной убыли) относятся на расходы, сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, то убыток списывается на финансовые результаты.
В учете будут сделаны записи:
- Дебет 41 Кредит 91
- учтена в доходах рыночная стоимость выявленных излишков ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризации;
- Дебет 94 Кредит 41
- отражена недостача ТМЦ, выявленная в ходе инвентаризации;
- Дебет 20 (26, 44) Кредит 94
- списана недостача в пределах норм естественной убыли;
- Дебет 91 Кредит 94
- списана недостача (или недостача сверх норм естественной убыли) при отсутствии виновных лиц.
Пересортица в налоговом учете
В налоговом учете зачет не предусмотрен. Пересортицу всегда нужно отражать развернуто, то есть на полную сумму недостач и излишков, выявленных в результате инвентаризации.
Таким образом, в налоговом учете пересортица рассматривается как две самостоятельные операции: оприходование одних товаров и списание других.
Стоимость излишков товаров отражается во внереализационных доходах (п. 20 ст. 250 НК РФ). Недостача (при отсутствии виновных лиц) учитывается во внереализационных расходах (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Документы по пересортице
Выявление пересортицы товаров оформляют чаще всего унифицированными формами:
- инвентаризационная опись ТМЦ по форме № ИНВ-3;
- ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26;
- сдать билеты;
- утвердисличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме № ИНВ-19.ть авансовый отчет;
Можно использовать и самостоятельно разработанные формы, если в них имеются все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Кроме того, нужны будут такие документы:
- письменные объяснения материально-ответственного лица о причинах пересортицы;
- письменные выводы инвентаризационной комиссии о причинах недостачи товаров, и причинах, по которым выявленные недостачи не отнесены на виновных лиц;
- приказ директора об утверждении результатов инвентаризации и проведении зачета недостач излишками;
- документ от уполномоченного органа власти об отсутствии виновных в недостаче лиц (см., например, свежее письмо Минфина от 27 апреля 2020 г. № 03-03-07/34451).