В некоторых компаниях внутренние документы бухгалтерского учета оформляются на листах, использованных или испорченных с одной стороны. Такая методика – типичное проявление «неразумной экономии», чреватое не одной, а сразу несколькими проблемами.
Из письма в редакцию
В целях экономии бумаги мы оформляем внутренние документы бухгалтерского учета (например, табели учета рабочего времени) на листах, использованных или испорченных с одной стороны. Не повлечет ли такая экономия недействительность документов?
Мнение эксперта
На практике подобные листы именуют бумагой «для черновиков». Прямых ограничений для оформления документа на чистой стороне такого листа нет. Но представьте себе, что подобные первичные учетные документы у вас изымают в соответствии с законодательством РФ (ч. 8 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете») или возникает необходимость предоставления их копий. Во избежание недоразумений информацию на оборотной стороне листа необходимо погасить (аннулировать) – например, перечеркнуть ее и проставить визу «Недействительно» уполномоченного лица (дата, подпись, расшифровка). Соответствующие решения зафиксируйте приказом руководителя компании. Но если на обороте размещен неактуальный двусторонний документ, то его недействительность, вообще говоря, должна быть удостоверена обеими сторонами – в порядке, установленном для исправления первичного документа (ч. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).
Попутно заметим: вопрос о возможности предоставления в налоговую инспекцию копий документов на листах, оборотная сторона которых содержит информацию, не относящуюся к предмету налоговой проверки, рассмотрен в письме Минфина России от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35. Чиновники – «против». А исходили они из того, что в документах должна быть отражена только та информации, которая необходима для целей налогового контроля. С такой позицией невозможно согласиться в принципе. Ведь документ может содержать юридически значимую информацию, не попадающую под налоговую проверку. Да и по общему правилу дополнительная информация не влечет недействительность документа.
Минфин России в поддержку своей точки зрения ссылается на определение копии документа, представленное в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). В соответствии с Правилами (п. 4) «погашенное» содержимое оборотной стороны листа считается внешним признаком документа и тоже подлежит воспроизведению. Однако распространять действие Правил на все экономические субъекты неправомерно.
За разъяснением обратимся к «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Он принят позже издания письма № 03-02-07/1-35. ГОСТ (п. 23 разд.3.1) определяет, что копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа. Из этого определения можно сделать вывод, что информация, не относящаяся к документу, копированию не подлежит.
Между тем физическое гашение черновика хотя и лишает содержащуюся в нем информацию значимости для целей бухгалтерского учета, но не исключает его использование в качестве письменного доказательства в судопроизводстве – гражданском, арбитражном, административном и уголовном (ч. 1 ст. 55 ГПК РФ, ч. 2 ст. 64 АПК РФ, ч. 2 ст. 59 АПК РФ, ч. 1 ст. 74 УПК РФ). Кроме того, сведения из черновиков могут повлечь нарушение соглашений о конфиденциальности и утечку персональных данных. Не случайно архивные документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (разд.2.4 Основных Правил работы архивов организаций, одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).