Когда становится ясно, что ваш должник уже не сможет расплатиться с вами за поставку, вам ничего не остается делать, как списать его долг как безнадежный. Деньги по сделке вы уже не получите, но можно хотя бы уменьшить налог на прибыль. Сделать это нужно вовремя, подтвердить документами, а затем отразить в отчетности.
Из сомнительного долга – в безнадежный
Сомнительный долг – это задолженность, связанная с реализацией товаров, работ, услуг, если она не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, гарантией.
Сомнительный долг в дальнейшем или будет погашен должником (полностью или частично), или превратится в безнадежную задолженность.
Безнадежную дебиторку взыскать невозможно. То есть часть денег или активов утрачены полностью. Налицо убыток. Такой убыток можно отнести на внереализационные расходы или списать за счет созданного резерва по сомнительным долгам.
Резерв создается только по сомнительной задолженности, возникшей в связи с реализацией. Под просроченные авансы поставщикам резерв не создается.
Фирмы, которые формируют резерв по сомнительным долгам, долги, признанные безнадежными, списывают за счет этого резерва. Если резерва не хватает, разницу относят на внереализационные расходы.
Тот, кто резерв не создает, тоже уменьшает свои налоговые обязательства, но не раньше момента, когда долг будет признан безнадежным.
Но не всякую задолженность можно признать безнадежной, чтобы списать.
Задолженность признается безнадежным долгом и учитывается в составе внереализационных расходов отчетного периода на дату истечения срока исковой давности, а также при наступлении обстоятельств, перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ.
Какие нужны документы для списания долга
Чтобы выявить безнадежные долги, проводят инвентаризацию.
Имейте в виду, что акта инвентаризации и одного приказа директора, изданного по ее результатам, недостаточно, чтобы списать найденный безнадежный долг в расходы.
Нужны первичные документы, подтверждающие образование и наличие дебиторской задолженности, исходя из особенностей сделки (см., например, Постановление АС Северо-Западного округа от 9 декабря 2016 г. по делу № А21-8523/2015).
Для каждого случая списания безнадежного долга понадобятся документы по сделке, из которых видны сумма долга и дата его образования.
Вот примерный перечень документов для списания безнадежного долга:
- акты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
- письменное обоснование списания долга;
- приказ (распоряжение) руководителя организации о списании долга;
- договор, в котором указана дата срока платежа;
- накладные, акты приемки оказанных услуг;
- документы, подтверждающие платежи (платежные поручения, выписки, ордера и т. п.).
Также нужны бумаги, которые подтверждают наступление обстоятельств, по которым разрешено относить долги к безнадежным (п. 2 ст. 266 НК РФ):
- постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства;
- судебные решения, решения органов государственной власти;
- выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации организации-должника.
На какую дату списывать безнадежный долг
Специальную дату для списания безнадежного долга и уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль Налоговый кодекс прямо не устанавливает. Исходя из практики, наиболее приемлемой считается последний день отчетного или налогового периода, в котором задолженность признана безнадежной (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В свою очередь, датой признания задолженности безнадежной будет дата составления соответствующего документа, дата внесения записи в ЕГРЮЛ о ликвидации организации, дата составления акта государственного органа, дата постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
Если же в отношении вашего должника открыто конкурсное производство, то оно считается завершенным с даты внесения записи о ликвидации должника в ЕГРЮЛ (ст. 149 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)»).
Дебиторку банкрота можно признать безнадежной после завершения конкурсного производства и внесения в ЕГРЮЛ записи о его исключении из реестра (Письмо Минфина от 18 марта 2019 г. № 03-03-06/1/17813).
Отражаем списанный долг в отчетности
Списанные безнадежные долги нужно отразить в бухгалтерской и налоговой отчетности.
В бухгалтерской отчетности их отражают по строке 2 350 «Прочие расходы» Отчета о финансовых результатах (приказ Минфина от 2 июля 2010 г. № 66н).
В декларации по налогу на прибыль суммы безнадежных долгов отражаются в таком порядке (Приказ ФНС от 23 сентября 2019 г. № ММВ-7-3/475@):
- по строке 302 «Суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва»;
- а также в общей сумме по строке 300 «Убытки, приравниваемые к внереализационным расходам — всего» Приложения 2 к листу 02 декларации.
Затем эти суммы переносятся в строку 40 Листа 02 декларации.
Расходы на отчисления в резерв сомнительных долгов отражаются в общей сумме по строке 200 «Внереализационные расходы — всего» Приложения 2 к листу 02 декларации.