Организации обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Не все документы нужны в офисе. Часть из них можно сдать на хранение в государственные или муниципальные архивы.
Хранить документы в компании и выделять для них отдельное помещение экономически не выгодно с учетом стоимость аренды офисных помещений. Многие документы, по которым истекли сроки хранения либо они не нужны для оперативного управления компанией имеет смысл сдать в архив. Также нужно поступить в случае ликвидации или реорганизации.
Сдача документов в архив происходит на основании договора и при соблюдении определенных процедур:
- составляется опись документов,
- работники архива принимают документы и проводят проверку и экспертизу научно-практической ценности документов,
- в архиве формируют дело компании.
Каждый архив имеет свой перечень бумаг, которые нужно подготовить для передачи документов. Часто работники архива просят руководство компании составить историческую справку, которая нужна для формирования дела.
Но, всегда и при сдаче в любой архив нужно составлять:
- описи в 3 экземплярах с небольшим описанием какого типа документы передаются на хранение.
- акт приема-передачи документов в архив.
Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.
Если компания сдает документы в собственный архив, бумаги сдают с описью и подписывают акт приема-передачи документов в архив.
Для передачи дел в государственный архив разработан специальный бланк. Его модно найти в:
Приложении №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Приложении № 20 к Приказу Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»