10 признаков того, что вы сдаете отчетность как профи

Отчетный период принято считать временем безумного аврала и чуть ли не локальным Апокалипсисом. Классический портрет бухгалтера, который рисуют нам стереотипы: мешки под глазами, нервный тик, в офис бежать к шести, а надо еще с цветами погулять, собаку в садик отвести и детей полить.

А что, если можно по-другому? Не зашиваться, не выбивать из контрагентов документы в ночь перед сдачей отчета и не баррикадировать двери бухгалтерии от сотрудников. Может, вы и сами так умеете? Если да, то у вас точно есть привычки и навыки профессионалов, которые сдают отчетность вовремя и без ошибок.

Давайте вместе посмотрим на 10 признаков, которые отличают высококлассных спецов, и возьмем на вооружение то, что еще не применяли сами:

1. Умение заранее нейтрализовать рутину

Рутины у бухгалтеров и так немало, а в отчетный период она начинает не просто утомлять, а уже откровенно бесить. Так что о ней лучше позаботиться заранее и настроить коллектив на то, чтобы вас не беспокоили с текучкой во время подготовки отчетов. Директор легко может согласиться с тем, что вас не надо вызывать на каждое совещание, а сотрудники прекрасно смогут заполнить авансовые отчеты, заявления на отпуска и вычеты по подготовленным образцам и инструкциям, которые вы сделаете и выложите в общий доступ.

2. Налаженный график сверки с контрагентами

Нигде не сказано, как часто вам нужно сверять документы с контрагентами и кто должен первый передавать такой запрос. Но чтобы вам не пришлось в последний момент заниматься сверкой вместо того, чтобы спокойно готовить документацию, лучше один раз и навсегда установить себе правило делать сверку с контрагентами по графику. Как часто? Зависит от особенностей вашей работы и количества контрагентов. Но большинство наших партнеров устраивают сверки 1 раз в месяц – и этого достаточно для того, чтобы к началу каждого отчетного периода все было проверено и не пришлось на это тратить время.

Совет из практики: для автоматизации процесса можно использовать сервисы 1С, например, отлично подойдет 1С:Сверка.

3. Наглядные сроки и их соблюдение

Самая частая причина получения штрафов в отчетный период – просрочка. Оно и неудивительно, задач много, сложно удержать в голове дедлайн по каждой. Особенно в 2020 году, когда столько раз переносились сроки.

Самым эффективным решением в таком случае является комбинация календаря бухгалтера и напоминаний, установленных не на дедлайн, а с опережением в 1-2 дня. В идеале календарь должен быть всегда перед глазами: напечатан или нарисован на доске.

4. Контрольные листы по каждой отчетности

Золотое правило тайм-менеджмента – разбивайте большие задачи на маленькие и фокусируйтесь на выполнении последних. В отчетный период такая «выручалочка» – контрольные листы, в которых прописаны конкретные шаги по каждому отчету. Например, по НДС: проверить, все ли документы проведены, проверить наличие счетов-фактур, проверить нужный счет, сверить обороты счетов, сформировать декларацию и т. д. Все эти шаги мы заносим в лист, проставляем сроки и отмечаем выполнение.

5. Своевременное обновление учетной политики

Учетную политику многие компании не обновляют годами, и в какой-то момент она начинает безнадежно отставать от изменений в законодательстве и в формах документов. Держать в голове мысль, что «надо обновить политику» – звучит просто, но на практике постоянно находятся другие более важные задачи. Так что обновление все откладывается и откладывается, а проблемы – накапливаются. Решение есть только одно – запланировать обновление к определенной дате. Самые «прошаренные» бухгалтеры делают это ежегодно перед сдачей годовой отчетности.

Лайфхак: уследить за свежими формами отчетности поможет сервис 1С:Отчетность.

6. Умение не тратить время на ручной ввод первичной документации

Ввод первички – дело, которое пожирает больше всего бухгалтерского времени. А в период отчетности еще и повышается риск ошибок, на поиск которых уходит еще одна прорва времени. Выходов тут два:

• Делегировать. То есть на время отчетности привлекать другого бухгалтера на ввод первичной документации.
• Автоматизировать. Не обязательно заказывать отдельную разработку, можно воспользоваться уже готовым решением. Например, Fasta прекрасно справляется с вводом первички и требует не больше 30 секунд на страницу.

.

7. Понимание технических особенностей сдачи отчетности

Чтобы наглядно понять, как много людей оттягивают сдачу отчетов до последнего момента, попробуйте зайти на сайт принимающей стороны. Сервера в этот день «ложатся». Нагрузка повышается до такой степени, что часто отчет не удается отправить вовремя или вообще отправить в этот день. И такие нюансы хороший бухгалтер знает.

Тут тоже есть два варианта решений:

• Следить за сроками самостоятельно и отправлять отчеты на 1-2 дня раньше последнего срока.
• Автоматизировать процесс и передать отправку отчетности в заботливые роботизированные руки. Та самая 1С:Отчетность, о которой мы уже говорили в пятом пункте статьи, прекрасно справится с этой задачей и отправит отчет прямиком из 1С в контролирующий орган.

8. Налаженный процесс получения документов от сотрудников

А бывает и так, что бухгалтер – мастер своего дела, пунктуальный и ответственный человек, сроки никогда не срывал, в последний момент ничего не делал… но не может выбить документы из сотрудников. Счета, договора, отчеты и т. п. Не несут – и все, хоть убей.

Нет, конечно, убивать никого не надо и даже физическое воздействие прикладывать не придется. Нужно всего лишь «развести бюрократию», а именно завести журналы сдачи документов под роспись, известить об этом директора компании и назначить «карательные меры» для сотрудников. При таком подходе сроки сразу становятся выполнимыми, контрагенты вдруг обретают совесть, а собаки перестают жевать авансовые отчеты. М – мотивация.

9. Четкий регламент работы с клиентами и умение его придерживаться

Для работы с клиентами компании или с клиентами бухгалтера (если речь идет о фрилансере) всегда необходимо иметь четкий регламент. Клиент должен понимать, какие именно документы он обязан предоставить, когда именно будет проходить сверка, в каком порядке и в какие сроки осуществляется взаиморасчет. Весь процесс взаимодействия должен быть регламентирован. В таком и только таком случае вам не придется тратить прорву времени на то, чтобы дозваниваться до своих клиентов, как фанатка на радио.

10. Понимание автоматизации бухучета и умение его применять

Многие бухгалтеры пренебрежительно относятся к автоматизации бухгалтерского учета и объясняют это тем, что «руками надежнее». Личная ответственность – это прекрасно, но настолько ли эффективно? Уж лучше перепроверить вручную за «роботом», чем сначала делать самостоятельно, а потом все равно перепроверять руками.

Но возможности автоматизации тоже надо изучить. То, что экономит уйму времени одному бухгалтеру, может совершенно не пригодиться другому из-за разницы в работе компаний. Например, у одного десятки и сотки контрагентов, а у другого – не больше пяти. Это же совершенно разные потребности. Так что все надо подстраивать под себя и непременно – пробовать. Широкие возможности для этого дает Маркет42 от компании 42Clouds – маркетплейс сервисов 1С по подписке. Там вы можете стать гуру автоматизации и найти «свои» сервисы, которые решат проблемы именно вашей компании.

Ну как, сколько признаков из 10 вы насчитали у себя? Надеемся, не меньше половины. Но даже если и меньше – все еще впереди, мы учимся всю жизнь. А для тех, кто хочет облегчить себе прохождение отчетного периода (скоро годовая!), компания 42Clouds, поставщик облачной 1С, приготовила отличную акцию. Все новые клиенты, зарегистрировавшиеся до конца года, получат в подарок сервисы «Fasta: автоматизация ввода первички», «Чеки ФНС — > 1С», скидку 50% на «1С:Отчетность» и бесплатные консультации 1С по вопросам сдачи отчетности. Узнать подробнее и воспользоваться акцией можно здесь.

А мы желаем вам легкой сдачи годовой отчетности и надеемся увидеться на нашей платформе!

---

Читать оригинал