Машиночитаемая доверенность предоставляет работникам организации или её представителям возможность подписывать электронные документы, включая сдача налоговой отчётности.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – электронная версия бумажной доверенности, хранящаяся в файле формата XML. Руководитель организации или индивидуальный предприниматель подписывает её квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Без системы МЧД работать нельзя при условии, что компания использует электронный документооборот и предоставляет право подписывать договора с партнерами, соглашения, акты работникам компании, а электронную налоговую отчетность — бухгалтеру.
МЧД можно оформлять:
- На отдельных лиц, среди которых могут быть сотрудники, другие компании или индивидуальные предприниматели.
- Для представительства интересов компании в государственных учреждениях и налоговых органах.
КЭП представителя по доверенности
Для оформления доверенности уполномоченное лицо должно обладать собственным сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП), прилагаемым к многоцелевому цифровому документу (МЧД). Сначала требуется получить УКЭП для лица, которое будет выполнять функции представителя.
В специализированном удостоверяющем центре из представленного списка возможно осуществление данной операции. на сайте Минцифры.
Какие данные потребуются для оформления МЧД
Чтобы оформить машиночитаемую доверенность, нужно указать сведения о лице, которому вы предоставляете полномочия, и о доверителе.
Требования к сведениям о доверителе зависят от того, кто оформляет МЧД: организация или индивидуальный предприниматель.
Организация, при оформлении МЧД указывает:
- ИНН организации;
- КПП организации;
- ОГРН организации;
- Сведения о директоре;
- СНИЛС директора;
- ИНН директора;
- Гражданство директора.
Индивидуальный предприниматель предоставляет следующие данные о самом себе:
- ФИО;
- ИНН;
- СНИЛС;
- ГРНИП;
- Гражданство.
Информация о представителе фирмы или индивидуального предпринимателя также разнится в зависимости от статуса доверенного лица — это может быть как ИП, так и организация.
В случае, когда представителем по доверенности выступает гражданин или индивидуальный предприниматель, сведения составляются следующим образом:
- Фамилия, Имя, Отчество;
- ИНН физлица;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- Гражданство;
- Реквизиты из удостоверения личности или документа о воинской службе.
Для оформления доверенности на организацию, которая будет действовать от вашего имени, необходимы следующие сведения.
- ИНН организации;
- КПП организации;
- ОГРН;
- Личная информация руководителя компании (полное имя, номер паспорта).
- СНИЛС директора организации-представителя;
- ИНН директора организации-представителя;
- Гражданство директора организации-представителя.
Тип доверенности
При составлении доверенности важно решить, какие права и полномочия получит представитель, а также список государственных органов, с которыми ему предстоит взаимодействовать.
Вариантов — три:
Утвержденный образец доверенности (версия 003, EMCHD_1). С её помощью возможно представить ваши интересы при взаимодействии с клиентами, партнерами, банком и контрольными организациями, включая Федеральное казначейство и систему «Честный знак», а также осуществить нотариальное заверение.
Базовая форма доверенности (версия 002)Данная доверенность подходит представителю, взаимодействующему с клиентами, партнёрами и государственными органами, которым не подходит унифицированная форма доверенности.
Доверенность для налоговых органовДанное полномочие позволит вашему представителю подавать налоговые декларации, реагировать на запросы от налоговой инспекции, получать акты сверки и справки, а также направлять в налоговую нужные документы, например, уведомления.
Где и как оформить МЧД
На сайте ФНС и в бухгалтерских программах, сервисах ЭДО с функцией работы с машиночитаемой доверенностью возможно заполнить МЧД.
Один из самых практичных вариантов — служба ФНС « ». Проведение процедуры оформления и подтверждения полномочий в электронном формате. Такой способ подачи документов годится исключительно для сдачи отчетности в налоговые органы.
Как подписывать МЧД
Документ МЧД должен быть заверен электронно-цифровой подписью руководителя организации либо индивидуального предпринимателя.
Подписание осуществляют с помощью откреплённой подписи документа. Файл подписи носит такое же название, что и файл МЧД, и обладает расширением .sig, .p7s или .sgn.
Сохраните файл и поместите его в удобную для доступа папку.
Уникальный номер МЧД — GUID
При создании каждой машиночитаемой доверенности выдаётся уникальный номер, который записывается в самом верху документа. Формат номера — GUID: b539f4a9-4e5f-4abb-bec6-aae430c254f2. Такой же GUID отображается в названии файла МЧД и находится внутри него.
Сохраните GUID для использования при составлении и подаче электронных налоговых отчетов, внесении номера в поле титульного листа деклараций и подписи документации.
Скачайте доверенность в формате XML
После оформления МЧД скачайте XML-файл на компьютер. Файл понадобится для прикрепления к налоговой отчетности и другим документам, подписанным доверителем.
Загрузка МЧД в распределительный центр доверенностей
Для загрузки файла МЧД со подписью в реестр ФНС России требуется авторизация в сервисе ФНС. После этого следует выбрать раздел «МЧД», а затем – «Загрузить в реестр».
На странице загрузки выберите в первом поле файл доверенности МЧД формата XML.
В бухгалтерских программах и системах электронного документооборота реализована функция загрузки файлов. После подписания файл доверенности кнопка «Загрузить» станет доступной в соответствующем окне.
Дождитесь результатов загрузки МЧД и подписи.
Где хранятся машиночитаемые доверенности
Информация о МЧД доступна на различных официальных веб-ресурсах и электронных системах.
- На портале госуслуг.
- В системе электронного документооборота, используемой для представления отчетов.
- В информационных системах аккредитованных удостоверяющих центров.
- В удостоверяющих центрах ФНС.
- В других информационных госсистемах, например СФР.
Как проверить электронную доверенность
Проверить доверенность можно на сайте ФНС.
Проверка по 36-значному номеру доверенности позволяет установить срок её действия.
Расширенная проверка предоставляет детальную информацию о доверителе и доверенных лицах. Для получения этих данных необходим не только номер МЧД, но и ИНН доверителю, представителю, а также пароль, если его установили при создании доверенности.
Как отозвать МЧД
Доверенность могут отозвать как доверитель, так и доверенное лицо.
Можно выполнить это через сервис, при помощи которого создано МЧС, или в сервисе ФНС.
В сервисе нужно оформить заявление об отказе.