Организация компенсирует дистанционным работникам расходы за использование оборудования, ПО, интернета, средств защиты информации и электроэнергию. Должна ли с этих сумм она уплачивать страховые взносы? Вправе ли она учесть эти расходы при расчете налога на прибыль?
Какие компенсации положены дистанционному работнику
«Удаленщик» может с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать в своей работе личное или арендованное имущество, программы средства защиты информации и иные средства.
За это работодатель должен выплатить дистанционному работнику компенсацию или возместить расходы, связанные с использованием оборудования, ПО, средств защиты информации и иного личного имущества в рабочих целях.
Срок и порядок выплаты компенсации должны быть предусмотрены трудовым договором или дополнительным соглашением к нему, могут быть также предусмотрены локальным нормативным актом.
Размер компенсации устанавливается либо локальным нормативным актом по усмотрению работодателя, либо коллективным или трудовым договором по соглашению.
При этом работодатель может обеспечить дистанционного работника оборудованием, необходимым для его работы, например, компьютером или ноутбуком.
Но даже в случае, если работодатель обеспечил работника ноутбуком, программными продуктами, средствами защиты информации, то работник несет расходы на оплату интернета, электричества, услуг связи, которые работодатель обязан компенсировать.
Налоговые последствия при выплате «удаленщику» компенсаций за использование имущества
Страховые взносы с сумм компенсаций «удаленщику» расходов на ПО, интернет, электроэнергию
По общему правилу установленные законами компенсации, которые выплачиваются в связи с выполнением работником своих трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса).
Компенсации, которые работодатель выплачивает дистанционным работникам, в полной мере соответствуют признакам компенсаций, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса. Поэтому они не облагаются страховыми взносами.
Но размер компенсации должен быть указан в коллективном договоре, ЛНА организации или в трудовым договором.
Учет компенсаций «удаленщику» расходов на ПО, интернет, электроэнергию по налогу на прибыль
Расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Об этом не стоит забывать, компенсируя дистанционному работнику расходы за использование оборудования, ПО, средств защиты информации, интернета и электроэнергию.
Размер возмещения расходов дистанционному работнику на ПО, интернет, электроэнергию должен соответствовать фактическому времени использования работником оборудования в рабочих целях (письмо Минфина от 09.07.2021 г. № 03-03-06/1/54895).
Для этого налоговики рекомендуют организации утвердить методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников (письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).
Кроме того, в наличии компании должны быть копии документов, которые подтверждают:
- приобретение работником оборудования или получение его в аренду;
- расходы сотрудника на использование оборудования в служебных целях;
- расходы на используемые в служебных целях интернет, услуги связи, электроэнергию.
Перечень подтверждающих документов организация может установить самостоятельно. Налоговики ее в этом не ограничивают.