В правилах заполнения отчета 6-НДФЛ нет указания на то, что строки 140 и 160 должны быть одинаковыми. Необходимо разбираться в ситуациях, когда удержанный и исчисленный НДФЛ могут отличаться.
Строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ важны, так как показывают, сколько работодатель рассчитал налога с работников и сколько НДФЛ удержал. В большинстве случаев рассчитанный налог и удержанный должны быть равны. Однако существуют ситуации, когда это правило не выполняется.
Строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ в 2024 году
Строка 140 отражает вычисленный НДФЛ, а строка 160 – удержанный. Данные показатели располагаются в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
В строке 140 «Сумма налога исчисленная» представлена общая сумма начисленного НДФЛ, рассчитанная по итогам работы за текущий год. Расчет НДФЛ производится по формуле:
Доход работника за минусом налоговых вычетов, умноженный на ставку НДФЛ.
В строке 160 документа «Сумма налога удержанная» содержит общую информацию по удержанному НДФЛ по установленной ставке, рассчитанную исходя из накопленных сумм за текущий календарный год.
В отчёте за девять месяцев 2024 года суммы НДФЛ, рассчитанные и удержанные, должны соответствовать периоду с 1 января по 30 сентября 2024 года. В строке 160 в зависимости от периода удержания представлены подстроки 161–166 для каждого месяца отчетного периода. Для текущего периода это июль, август и сентябрь.
В каком случае строка 140 и 160 дохода должны быть одинаковыми в отчёте 6-НДФЛ.
В отчётный период строки 140 и 160 должны быть равны при расчёте заработной платы. НДФЛ по зарплате рассчитывается и удерживается в день выплаты (ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Если заработная плата выплачена в сентябре, НДФЛ рассчитают и удержат в сентябре. Суммы отражать нужно в строках 140 и 160 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев 2024 года. В обеих строках суммы будут одинаковыми.
Ситуации, когда строки 160 и 140 не совпадают
Если даты расчёта и удержания налога не совпадают, строки 140 и 160 будут отличаться. Например, при излишней выплате с удержанным НДФЛ, но последующей корректировкой дохода, сумма рассчитанного налога может быть меньше суммы удержанного. В этом случае излишне удержанный НДФЛ отразится по строке 180 раздела 2 расчёта 6-НДФЛ.
Несоответствие строк 140 и 160 также возможно при выдаче зарплаты в натуральной форме. Тогда НДФЛ рассчитывается для периода выдачи зарплаты и указывается в строке 140, а удержанный налог – в строке 160 при ближайшей выплате денежного дохода.
Различия в строках 140 и 160 могут возникнуть при выдаче командировочных сумм, превышающих установленный лимит, без предоставления подтверждающих расходов документов.