Есть документы, которые, на первый взгляд, подтверждают одни и те же операции. Но между ними есть разница, и, если ее не учесть, у налоговиков будут претензии, из-за которых можно потерять расходы по прибыли и НДС-вычеты. Речь идет о документах, связанных с перевозками.
Перевозка грузов
Факт заключения договора перевозки груза подтверждает транспортная накладная (ТН), составленная строго по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 30 ноября 2021 г. № 2216.
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина России от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).
Формы документов, установленные федеральными законами (не Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ), для подтверждения расходов являются обязательными.
ТН оформляют при заключении договора перевозки груза. Она является обязательным документом, независимо от факта оформления каких-либо других документов.
В общем случае ТН составляет грузоотправитель (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).
Форма ТН и порядок ее составления, которые применяется с 1 марта 2022 года, утверждены постановлением правительства от 21 декабря 2020 г. № 2200 в редакции постановления от 30 ноября 2021 г. № 2116.
ТН выступает в качестве перевозочного документа и служит доказательством наличия правоотношений между отправителем груза и перевозчиком. Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.
Напомним, что вместе с ТН оформляют также заказ-наряд и сопроводительную ведомость (ч. 1 ст. 8, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 18 «Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).
Кроме того, расходы на перевозку ТН подтверждает тогда, когда в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа и заполнен раздел 16, в котором указана стоимость услуг (письмо ФНС от 19 апреля 2021 г. № СД-4-2/5238).
Движение товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки
Использование ТН не исключает возможности применения в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расходы по прибыли, товарно-транспортной накладной (ТТН)
(см. письма Минтранса от 20 июля 2011 г. № 03-01/08-1980ис, Минфина от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).
Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
Транспортный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за услуги по перевозке грузов.
Товарный раздел ТТН служит для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.
Налоговики отмечают, что документом, подтверждающим факт осуществления затрат на перевозку грузов, может быть любой из этих двух документов – как ТН, так и ТТН (см., например, письмо ФНС от 21 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4681@).
Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.
Другое дело – вычет НДС. Одной ТТН можно подтвердить прибыльные расходы, но заявить вычет «входного» НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) на основании одного этого документа нельзя. Об этом напомнил Минфин в письме от 21 марта 2023 г. № 03-07-11/23920.
Согласно пункту 1 статьи 172 НК РФ, суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ, принимаются к вычету на основании счетов-фактур, выставленных продавцами. И с дополнением: при условии принятия товаров на учет и при наличии первичных документов, оформленных в соответствии с законодательством. Это может быть и ТТН.
Когда нужны экспедиторские документы
Экспедиторские документынужны для подтверждения расходов по договору транспортной экспедиции. Это отдельный вид договора, и именно они подтверждают фактическое оказание услуг (письмо Минфина от 11 марта 2019 г. N 03-03-06/1/15512).
Согласно ГК РФ, по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ). Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы.
К экспедиторским документам относятся:
- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).
Бланки для этих документов можно найти в Приказе Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. № 23.
Без экспедиторских документов договор будет считаться недействительным. Поэтому для подтверждения расходов при оказании услуг транспортной экспедиции наличие этих документов обязательно. Но недостаточно.
Фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза, нужно подтвердить другими документами, подтверждающими фактическое выполнение таких услуг (письмо Минфина от 18 января 2022 г. № 03-03-06/1/2121).
Кроме экспедиторских документов расходы можно подтвердить любыми другими документами, свидетельствующими о том, что услуги по договору выполнены (накладные, акты и др.).
Если же перевозка грузов осуществляется не в рамках договора транспортной экспедиции, экспедиторские документы для подтверждения расходов не нужны.