Если учетная политика составлена на 2023 год, но данный документ является приложением к приказу от 2022 года, в дело какого года в итоге его подшивать? В дело 2022 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2023 года? Или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2022 года?
Следуйте простым правилам, которые установлены п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива; далее – Методические рекомендации).
Методические рекомендации закрепили правила формирования дел, в т.ч. и порядок, при котором «приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся…
Распорядительные документы группируются в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями…». Таким образом, утвержденная приказом в 2022 году учетная политика вашей организации на 2023 год (и если она не изменится, то и на следующий 2024 год) должна быть как приложение сформирована вместе с приказом – в дело с приказами за 2022 год.
Другой и более важный вопрос заключается в том, какой разновидностью приказа утверждается учетная политика. Срок хранения учетной политики – 5 лет после замены новой (по ст. 267 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и вступивши в силу 18.02.2020) , т.е. учетная политика в настоящее время приобрела значение документа более оперативного характера.
А срок хранения приказов по основной деятельности, которыми традиционно и до сих пор утверждается учетная политика, – «постоянно» или «до ликвидации организации» (по ст. 19 а) Перечня типовых управленческих документов 2020 года).
Учетную политику возможно утверждать и вводить в действие приказом по административно-хозяйственным (административно-организационным) вопросам, который имеет такой же 5-летний срок хранения (по ст. 19 б) Перечня типовых управленческих документов 2020 года.
Приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам должны издаваться раздельно в пределах своих документопотоков и формироваться в разные дела.