Организация должна вести трудовые книжки всех работников, для которых она является основным местом работы. Тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, трудовую книжку оформляют не позднее недельного срока с момента приема на работу. Если у работника уже заполнены все страницы трудовой книжки, в нее вшивается вкладыш. Поэтому, организация всегда должна иметь в наличии бланки трудовой книжки и вкладыши в нее.
НДС при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам
Организация вправе принять к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков трудовых книжек и вкладышей.
Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии первичных документов.
Передача работникам бланков трудовой книжки и вкладыша в нее признается реализацией и облагается НДС (п. 1 ст. 39 Налогового кодекса).
К такому выводу пришел Минфин в письме от 16.07.2019 № 03-07-09/52577.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладышей к ней организации надо выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется исходя из затрат на их покупку (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Эта плата определяется за вычетом НДС, предъявленного организации (п. 1 ст. 170 Налогового кодекса РФ).
НДС при этом предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 Налогового кодекса РФ).
Налог на прибыль при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам
Организация может учесть расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них при расчете налога на прибыль.
На это обратила внимание ФНС в письме от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@.
Расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).
Они признаются в периоде приобретения бланков (абз. 5 пп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).
Когда организация взимает с работника плату за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, у нее возникает доход по налогу на прибыль.
Доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются в составе внереализационных в соответствии со ст. 250 Налогового кодекса (письма Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Бухучет затрат на приобретение бланков трудовой книжки
Затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, — на прочие доходы.
На это указал Минфин в письме от 29.01.2008 № 07-05-06/18 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год».
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности.
Поэтому их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также при их выдаче работникам, бухгалтер сделает проводки:
- Дебет 91-2 Кредит 60 – отражена стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- Дебет 19 Кредит 60 – отражен НДС, предъявленный при приобретении бланков;
- Дебет 68 Кредит 19 – НДС, предъявленный при приобретении бланков, принят к вычету;
- Дебет 60 Кредит 51 – оплачена стоимость бланков;
- Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
- Кредит 006 – списана стоимость бланка, выданного работнику;
- Дебет 91-2 Кредит 68 – начислен НДС со стоимости бланка, выданного работнику;
- Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в виде платы, взимаемой при передаче бланка работнику.
В случае, если плата за выдачу бланка трудовой книжки удерживается из зарплаты работника, бухгалтер организации сделает проводку:
- Дебет 70 Кредит 73 – удержана плата за бланк трудовой книжки и вкладыша в нее.