Для подтверждения расходов на перевозку грузов используется транспортная накладная. Если она оформлена с ошибками или ее вообще нет, как организации подтвердить затраты?
Федеральная налоговая служба в письме от 19.04.2021 г. № СД-4-2/5238 разъяснила, как компании учитывать затраты на перевозку, если накладной нет или ее оформили неверно.
Расходы на транспорт и накладная
Для учета расходов в целях налога на прибыль они должны быть документально оформлены и иметь экономическое обоснование. Это относится и к затратам на транспорт.
При автомобильных перевозках документом, который подтверждает заключение договора на перевозку груза, является транспортная накладная. Ее составляет отправитель грузов. Накладная оформляется в трех экземплярах, один из которых остается у грузоотправителя, второй передается грузополучателю, а третий – автотранспортной компании, которая будет перевозить грузы.
В транспортной накладной указываются сведения о сторонах сделки, перевозимых товарно-материальных ценностях, дополнительных документах, транспортном средства, осуществляющем перевозку, пункте и дате погрузки товара, а также дата его доставки и другие данные.
Подтверждение расходов
Федеральная налоговая служба в своем письме отмечает, что накладная используется для подтверждения расходов в бухучете только тогда, когда правильно заполнен раздел 16 «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы».
Если этот раздел не заполнен, на перевозку нужно оформлять другой первичный документ. В него должны быть включены все необходимые реквизиты, которые приводятся в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Если накладной нет, компания имеет право представить другие документы, которые косвенно подтверждают затраты на перевозку. В них также должны быть приведены все необходимые реквизиты. Если накладная не соответствует установленной форме, это не может быть причиной для признания расходов неподтвержденными.
В целях налога на прибыль для подтверждения расходов используется совокупность документов, в частности, счета-фактуры, платежные документы и т.д.