Такси и каршеринг за счет фирмы: что с налогом на прибыль, НДФЛ и взносами?

Сотрудник приезжает в офис на такси. Иногда, чтобы добраться до офиса, пользуется услугами каршеринга. Расходы на оплату такси и каршеринга несет организация. Должна ли она уплачивать НДФЛ и удерживать страховые взносы с сумм, которые платит за поездки сотрудников? Сможет ли она учесть эти расходы по налогу на прибыль?

НДФЛ и страховые взносы при оплате за работника услуг такси и каршеринга

Оплата за работника питания, услуг ЖКХ, отдыха, обучения, иных товаров и услуг относится к доходам в натуральной форме. Поэтому, когда организация оплачивает за сотрудника его поездку на такси в офис и обратно, речь также идет о доходе работника, полученном им в натуральной форме.

Следовательно, у работодателя в этом случае возникает обязанность удержать НДФЛ со стоимости оплаты поездки работника на такси в офис и обратно домой.

Аналогично и со страховыми взносами. Оплата стоимости услуг такси или каршеринга от страховых взносов также не освобождена. Поскольку эти суммы не перечислены в перечне затрат, не облагаемых страховыми взносами на основании статьи 422 Налогового кодекса. Такие выводы сделал Минфин в письме от 03.11.2021 г. № 03-01-10/89249.

Таких же выводов чиновники придерживаются и в случае, когда речь идет не оплате стоимости услуг такси или каршеринга, а о возмещении сотруднику сумм, потраченных им на оплату поездок в офис из своих сумм лично.

Суммы компенсаций, направленных на возмещение расходов работников по оплате стоимости проезда к месту работы и обратно, подлежат обложению страховыми взносами. С них же нужно удержать и НДФЛ (письма Минфина от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 30.04.2019 № 03-04-06/32414).

Оплата за работника услуг такси и каршеринга: учет по налогу на прибыль

По общему правилу расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом по налогу на прибыль учесть нельзя. Прямой запрет на это установлен пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса.

Исключение предусмотрено для расходов в виде оплаты стоимости проезда сотрудника в офис и обратно, если:

• доставка сотрудников к месту работы обусловлена технологическими особенностями производства. К таким особенностям можно отнести, например, удаленность организации или режим ее работы. Или, режим работы не позволяет сотрудникам добраться до места работы на общественном транспорте;
• оплата проезда работников предусмотрена трудовыми или коллективными договорами и является формой оплаты труда.

Следовательно, в случае если расходы на оплату проезда к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производств или являются формой системы оплаты труда, то их можно включить в расчет налога на прибыль. 

Главное при этом не забывать о критериях экономической обоснованности и документального подтверждения согласно статье 252 Налогового кодекса. В иных случаях расходы на оплату проезда к месту работы и обратно нельзя учесть по налогу на прибыль организаций на основании пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса (письмо Минфина от 03.11.2021 г. № 03-01-10/89249).

Читать оригинал