Рассчет районных коэффициентов для удаленных сотрудников в документах 6-НДФЛ и по НДФЛ

С 2025 года расчет НДФЛ с выплат в виде районных коэффициентов и денежного довольствия осуществляется отдельно. Для расчета налога с заработной платы «северного» сотрудника применяются пять ставок НДФЛ, а с районных коэффициентов – две.

Налоговая инспекция России в сообщении от 23 апреля 2025 года № БС-4-11/4136@ указала, как по КБК и ОКТМО отражать НДФЛ с районных коэффициентов удалённых работников.

Согласно пункту 6.2 статьи 210 Налогового кодекса, налоговая база для жителей Крайнего Севера и приравненных к нему местностей определяется отдельно.

• 
  Коэффициенты районного характера для расчета зарплаты (деньги на содержание, финансовое обеспечение) за труд (работу) в указанных местах.
  

• 
  Надбавки к зарплате за труд в указанных местах.
  

С этими доходами работают две ставки (п. 1.2 ст. 224 НК РФ).

• 13 % – если доход до 5 млн руб.;

• 15 % – если доход свыше 5 млн руб.

Норма распространяется на районные коэффициенты и надбавки к заработной плате, установленные в соответствии с законодательством РФ, если выплаты совершаются за работу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях или других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями.

Коэффициент районный и надбавка к заработной плате для удалённого сотрудника.

Трудовой договор с работником, выполняющим свою работу издали, считается дистанционной работой по закону. Расположение сотрудника не должно совпадать с местом нахождения работодателя или его подразделений. Такой способ работы устанавливается при помощи локального нормативного документа, принятого работодателем (ст. 312.9 ТК РФ).

Для работающего удалённо местом постоянной работы считается то, где человек находится.

Районный коэффициент и процентная надбавка рассчитываются к заработной плате сотрудника с учетом местонахождения его работы, а не по месту расположения компании, где он трудится.

Если место работы и проживания дистанционного сотрудника расположено в районах Крайнего Севера или приравненных к ним территориях, заработная плата повышается благодаря районному коэффициенту и процента надбавки.

В письме от 12 сентября 2023 года № ПГ/18818-6-1 Роструд России изложил это разъяснение.

Как учитывать районные коэффициенты у удаленных сотрудников при заполнении 6-НДФЛ и уведомления по НДФЛ.

Для точного расчета НДФЛ с доходами удаленных сотрудников, работающих в северных районах, необходимо учитывать налог как с заработной платы, так и с районных коэффициентов и надбавок при составлении уведомления и отчета 6-НДФЛ.

Равномерное распределение сумм по различным КБК важно.

Каждая налогвая ставка прогрессивной шкалы НДФЛ имеет собственный КБК. Для расчета районных коэффициентов и надбавок к зарплате введены отдельные КБК.

При заполнении формы 6-НДФЛ и уведомления по НДФЛ о суммах налога, удержанных из доходов, выплаченных районными коэффициентами и надбавками дистанционным работникам, являющимся налоговыми резидентами РФ, необходимо:

• 
  КБК 182 1 01 02210 01 1000 110 предназначен для уплаты налога по ставке 13% (НДФЛ с районных и северных надбавок, если их суммарная величина не превышает 5 миллионов рублей).
  

• 
  Код бюджетной классификации 182 1 01 02230 01 1000 110 применяется для налога по ставке 15% (НДФЛ с районных и северных надбавок, если их общая сумма превышает 5 миллионов рублей).
  

В графу «Код по ОКТМО» вносят код ОКТМО муниципального образования, где расположена организация, осуществляющая выплаты доходу указанных лиц.