Расходы на переезд в новый офис: какие бывают и как учитывать

Аренда помещения, как правило, является одной из существенных трат компании.  Иногда приходится выбирать варианты подешевле, но ни один переезд не обходится без расходов. Нужно платить за транспорт, грузчикам, сотрудникам за сверхурочную работу, и это только навскидку. Как такие и другие возможные расходы учитывать в налоговой базе по прибыли?

Аренда

Бывает, что фирма заключила новый договор аренды, а старый еще действует. Например, компания продолжает работать в старом офисе, в то время как в новом офисе идет ремонт — создаются условия для нормальной работы.

Платить за аренду приходится одновременно по двум договорам.

Арендные платежи учитываются в расходах на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. О том, что договор аренды может быть только один, не говорится. Главное, что оба расхода являются обоснованными:

• аренда старого помещения связана с тем, что фирма продолжает работать, и безусловно экономически целесообразна;
• расходы на аренду нового помещения направлены на получение дохода в будущем. Главное – не затягивать с ремонтом.

Отступное при расторжении договора аренды

Нередко в связи с переездом старый договор аренды расторгается досрочно. При этом арендатор по договору платит арендодателю отступное.

Сумму, уплаченную арендодателю в качестве отступного за досрочное расторжение договора аренды, можно учесть в расходах. Выплата установлена соглашением сторон (ст. 409 ГК РФ). А значит, и она экономически обоснована (см. письмо Минфина от 14 мая 2012 г. № 03-03-06/2/61).

Транспорт и грузчики

Если у вас есть свой транспорт, вы используете при переезде его. На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ все расходы на содержание и эксплуатацию транспорта учитываются в прочих расходах, в том числе и при переезде.

Когда своего транспорта нет, покупают услуги специализированных агентств. В подпункте 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ указано, что стоимость услуг производственного характера, оказанных сторонними исполнителями, относится к материальным расходам.

Грузчиков можно нанять по гражданско-правовым договорам. Их вознаграждение можно включить в расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Также придется начислить и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и на обязательное медицинское страхование
. А взносы на травматизм можно учесть, если они будут прописаны в договорах.

Дополнительные выплаты работникам

У некоторых штатных сотрудников при переезде в другой офис работы прибавится. Это компьютерщики, завхозы, технический персонал. А переезд чаще всего бывает или после работы, или в выходные.

Все это сверхурочная работа, а за нее нужно платить в повышенном размере: первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются с полуторным коэффициентом, далее – с двойным. Это минимум (ст. 152 ТК РФ).

Если работник пожелает, он может взять вместо повышенной оплаты дополнительное время отдыха. Свободный день полагается даже за несколько часов работы в выходной или праздник.

А может быть, что работник захочет и такой вариант: оплата по обычным ставкам плюс отгул.

Все дополнительные начисления работникам, в том числе и связанные с переездом, включаются в состав расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ)
.

Расходы для налога на прибыль

Итак, в отношении любых расходов, которые можно учесть в налоговой базе по прибыли, нужно помнить главные правила.

Расходами признаются любые затраты, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В налоговой базе нельзя учесть расходы, которые перечислены в статье 270 НК РФ.

Расходы, связанные с переездом фирмы в новый офис, могут считаться непосредственно связанными с осуществлением деятельности, направленной на извлечение доходов. А значит, их можно учесть в налоговой базе по налогу на прибыль.

И не забывайте о документальном подтверждении затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ):

• договоры и вся первичка;
• внутренние приказы, ЛНА, графики;
• табели учета рабочего времени и др.

---

Читать оригинал