Правилами заполнения отчета 6-НДФЛ не установлено, что строки 140 и 160 должны быть строго равны. Поэтому важно знать о тех ситуациях, когда удержанный и исчисленный НДФЛ могут не совпадать.
Строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ – важные, они показывают, сколько работодатель исчислил налога с работников и сколько НДФЛ удержал. В общем случае исчисленный и удержанный налог должны быть равны. Но есть ряд ситуаций, когда это правило не работает.
Строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ в 2024 году
Строка 140 – это сумма исчисленного НДФЛ, а строка 160 – сумма удержанного НДФЛ. Эти два показателя находятся в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
В строке 140 «Сумма налога исчисленная» отражают обобщенную по всем работникам сумму исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года. НДФЛ исчисленный рассчитывают по формуле:
(доход работника – налоговые вычеты) × ставка НДФЛ.
В строке 160 «Сумма налога удержанная» указывают обобщенные по всем работникам данные по удержанному НДФЛ по определенной ставке нарастающим итогом с начала календарного года.
Так, в отчете за девять месяцев 2024 года суммы НДФЛ исчисленного и удержанного должны быть за период с 1 января по 30 сентября 2024 года. Далее в зависимости от периода удержания у строки 160 есть «подстроки» 161–166 по каждому месяцу отчетного периода. Для текущего отчетного периода это июль, август, сентябрь.
Когда строки 140 и 160 должны совпадать в отчете 6-НДФЛ
Строки 140 и 160 за соответствующий отчетный период должны совпадать, если речь идет о выплаченной зарплате, поскольку исчислить и удержать НДФЛ с зарплаты нужно в день выплаты (ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Например, если заработная плата выплачена в сентябре, то НДФЛ будет исчислен и удержан в сентябре. Отражать эти суммы нужно в строках 140 и 160 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев 2024 года. В обеих строках суммы будут совпадать.
Ситуации, когда строки 160 и 140 не совпадают
Строки 140 и 160 будут разными, если даты расчета налога и его удержания разные. Например, если сотруднику произвели излишнюю выплату, с которой удержали НДФЛ, но до сдачи отчета скорректировали доход. В таком случае сумма исчисленного налога будет меньше суммы удержанного налога. Кроме того, в таком случае излишне удержанная сумма НДФЛ будет отражена по строке 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.
Другая причина несовпадения строк 140 и 160 – работнику выдана зарплата в натуральной форме. В таком случае исчисленный НДФЛ должен быть учтен в поле 140 в периоде выдачи зарплаты, а удержанный налог – в поле 160 в периоде, когда выплачен доход в денежной форме (ближайшая выплата).
Также расхождения по строкам 140 и 160 возможны, если командировочные выплачены сверх лимита и нет документов, подтверждающих расход.
Редакция ПБ совместно с экспертами бератора
«Практическая энциклопедия бухгалтера»
О том, как какие расходы можно учесть, если подтверждающих документов нет, читайте в полной версии статьи «Расчет 6-НДФЛ: о чем нужно помнить, заполняя строки 140 и 160» на сайте журнала «Практическая бухгалтерия».
В статье использованы фото с сайта freepik.com