Выдавая сотрудникам деньги под отчет, компания или предприниматель всегда должны быть начеку: средства могут не вернуться! Хотите узнать, что делать в этой ситуации — читайте статью.
Как выдать подотчетные деньги
Работник, получивший от организации деньги в подотчет, должен за них отчитаться. То есть составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные суммы придется вернуть в кассу организации. А деньги, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, бухгалтерия работнику должна возместить.
Средства в подотчет можно выдать сотруднику или на основании его заявления, или на основании распоряжения руководителя компании (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).
Срок, на который можно выдать наличные деньги на хозяйственные нужды, должен установить руководитель компании.
Что делать с невозвратом?
Подотчетные суммы, не возвращенные работником своевременно, отражают как его задолженность перед компанией. Эта задолженность может числиться за работником до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ. Они не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, который фирма может удержать только в двух случаях:
- если простит долг работнику по невозвращенным суммам;
- если истечет срок исковой давности по взысканию долга.
Но если подчиненный долгое время не возвращает неизрасходованный подотчет, не предоставляет бухгалтерии документы, подтверждающие расходы, а фирма не предпринимает никаких действий к взысканию долга, то с большой долей вероятности налоговики признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ.
Примером этому служит свежее определение Верховного Суда, в котором было заявлено: если нет документов, чтобы подтвердить расходы по выданному подотчету, то с безотчетных сумм нужно удержать НДФЛ (определение от 3 февраля 2020 г. № № 310-ЭС19-28047).
Добавим что начислить налог с невозвращенного подотчета можно не раньше, чем истечет срок исковой давности, равный трем годам (письмо УФНС Московской области от 14 сентября 2018 г. № 16-10/099623@).
Когда работодатель может пойти на «крайние» меры
Однако в судебной практике есть и другая позиция: выдаваемые в подотчет деньги являются не собственностью работника, а его задолженностью. Поэтому он должен их вернуть (постановление АС Центрального округа от 2 ноября 2016 г. по делу № А64-6405/2015, от 19 июля 2016 г. по делу № А36-5689/2015).
Чтобы удержать невозвращенный подотчет из зарплаты работника, у организации есть один месяц. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ.
Руководитель компании должен издать распорядительный документ (приказ). Сотрудника нужно ознакомить с приказом и получить его согласие на удержание в письменной форме.
Сумма, которую можно удержать из зарплаты работника единовременно, не может превышать 20% его заработка, причитающегося к выдаче.
Невозвращенные средства, согласно плану счетов бухучета, учитывают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если наступил срок, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть полученный подотчет, сделайте запись:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– учтена сумма , выданная работнику в подотчет и не возвращенная в срок.
Удержание денег из зарплаты работника отразите записью:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
– невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.
Решение удержать невозвращенный подотчет фирма может принять не позднее одного месяца после окончания установленного срока возврата денег, и только с согласия подотчетника.
В судебном порядке подотчетную сумму можно взыскать в течение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).