ФНС начала высылать требования о предоставлении пояснений по расхождению данных, указанных в 6-НДФЛ и РСВ. Данное ранее обещание не сверять отчеты «не сработало».
Контрольные соотношения по формам РСВ и 6-НДФЛ были отменены. ФНС сообщала о том, что цифры в 6-НДФЛ и РСВ сверять не будет (письма ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010 и от 15.03.2023 № БС-4-11/2952). Тем не менее, после сдачи отчетности за I квартал 2023 года ряд компаний получили требования о предоставлении пояснений по расхождениям либо исправлению РСВ.
Расхождения между 6-НДФЛ и РСВ выявляются довольно просто. Самые наглядные цифры, которые, в идеале, должны совпадать это база, с которой удерживается НДФЛ и база для начисления страховых взносов. Между тем, каждая вторая компания выплачивает работникам доходы, на которые страховые взносы не начисляются. Например, по договорам аренды имущества, в том числе транспортных средств без экипажа; при выплате материальной помощи; при прощении долга и т.п.
Выплата по таким договорам попадают в налоговую базу по НДФЛ и не учитываются в базе по начислению страховых взносов. По ним бухгалтерии придется дать пояснения. Полностью игнорировать требования от ИФНС, сославшись на вышедшие ранее письма ФНС, не стоит.
Почему появляются расхождения в 6-НДФЛ и РСВ
Сумма дохода, начисленного по трудовым договорам, контрактам и по договорам ГПХ, указанная в расчете 6-НДФЛ должна быть больше или равна базе для начисления страховых взносов, которая указана в РСВ.
Если компания, выплачивает доходы, по которым страховые взносы не начисляются, а НДФЛ удерживается, база по страховым взносам в РСВ может оказаться меньше.
В 1 квартале 2023 года базы по НДФЛ и страховым взносам не совпали у тех компаний, которые выплатили зарплату за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года. Эти доходы попали в 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, а в РСВ за 2022 год,
Причины расхождений в 6-НДФЛ и РСВ:
- выплата зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года, которая попадает в 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, а в РСВ за 2022 год;
- оплата по договорам аренды у физлиц имущества, ТС без экипажа и т.д., когда на суммы выплат страховые взносы не начисляются;
- выплата командировочных;
- выплата матпомощи бывшим работникам компании;
- выдача работникам подарков, оформленных письменным договором дарения;
- выдача денег под отчет работнику на хозяйственные нужды;
- прощенние работнику долга;
- списание недостачи;
- выплата компенсации расходов на жилье и переезд;
- выплаты в связи с рождением (усыновлением) первого ребенка и (или) ежемесячная выплата в связи с рождением (усыновлением) второго ребенка;
- Другие.
Как писать пояснения в налоговую по форме 6-НДФЛ
Установленной формы для пояснений нет. Их пишутся в свободной форме, содержание текста зависит от причины расхождений. Главное — это объяснение причин, из-которых образовались расхождения со ссылками на НК РФ.
Кроме того, к пояснениям нужно приложить копии подтверждающих документов, в том числе локальных нормативных актов компании, и расчеты.
Расхождения из-за выплаты зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года
Причина. Расхождения образовались из-за того, что работникам компании зарплата за вторую половину декабря 2022 года была выплачена в январе 2023 года.
Обоснование. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме.
База для исчисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, являющихся объектом обложения, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период. Согласно статье 423 НК РФ, расчетным периодом признается календарный год, отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года (ст. 423 НК РФ).
Соответствии с нормами статей 223 и 423 НК РФ, зарплата за декабрь 2022 года (указать сумму) отражена в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, и в Расчете по страховым взносам за 2022 год.
Приложения. РСВ за 2022 год.
Расхождения из-за выплаты вознаграждения по договорам аренды
Причина. В первом полугодие 2023 года компания выплатила доходы по договорам аренды имущества (указать реквизиты договором и сумму по ним).
Обоснование. Оплата по договорам аренды имущества у физлиц облагается НДФЛ по п. 1 ст. 210 НК и не облагается страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК.
В расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года эта сумма (указать) отражена по строке _____.
Приложения. копии договоров аренды.
Расхождения из-за выплаты матпомощи работникам
Причина. В 1 квартале 2023 года организация выплатила матпомощь работникам, с которыми трудовые договоры расторгнуты в связи с выходом на пенсию (указать сумму).
В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, не превышающие 4000 рублей, за налоговый период.
С материальной помощи, не превышающей 4 000 руб. для одного работника, (указать сумму) НДФЛ не удержан. С материальной помощи свыше 4 000 руб. для одного работника, (указать сумму) НДФЛ удержан и отражен в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года.
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ на матпомощь, выплаченную бывшим работникам страховые взносы не начисляются.
Больше информации найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера: Пояснения в ИФНС по расхождениям в отчете 6-НДФЛ. Образцы пояснений
Пояснения к форме 6-НДФЛ
Помимо данных по общей базе начисления НДФЛ и взносов, налоговики сверяют уровень зарплаты работников в компании с МРОТ и среднеотраслевыми показателями. Кроме того, налоговики могут прислать требования, если снизиться уровень зарплат в компании или зарплата работников. Зарплата в компании не должна быть:
- ниже МРОТ;
- ниже отраслевых нормативов.
Пояснения по заработной плате ниже МРОТ
Также придется пояснять и другие несостыковки в 6-НДФЛ:
- расхождениях строк 110 и 140 раздела 2;
- расхождениях между суммами удержанного и уплаченного НДФЛ.
Пояснения по расхождениям о расхождениях между НДФЛ удержанным и уплаченным