Нередки ситуации, когда организация – заказчик по договорам выполнения работ или оказания услуг получает акты сдачи-приемки после окончания отчетного периода. Может ли такой документ подтвердить ее расходы по оплате работ или услуг, при условии, что он был получен до даты составления отчетности?
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозмоно — непосредственно после его окончания (ст. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Своевременная регистрация факта хозяйственной жизни в регистрах бухгалтерского учета означает, что он должен регистрироваться по дате его совершения, а не по дате первичного учетного документа, которым оформлен.
Следовательно, для принятия к бухгалтерскому учету имеет значение дата совершения хозоперации, а не дата составления или получения «первички».
Такой вывод сделан в Рекомендациях Р-62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам», принятой на заседании Фонда «НРБУ «БМЦ».
Кроме того, из данных рекомендаций следует, что:
- если внешний первичный учетный документ составлен или получен после окончания отчетного периода, в котором имел место факт хозяйственной жизни, но до даты составления отчетности за указанный период, то данные такого первичного учетного документа в полном объеме отражаются в регистрах бухгалтерского учета этого периода;
- если на момент составления отчетности за период, в котором имел место факт хозяйственной жизни, внешний первичный учетный документ не получен, то для отражения этого факта в бухгалтерском учете отчетного периода составляется внутренний первичный учетный документ. После поступления внешнего первичного учетного документа (при необходимости) данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, подлежат корректировке.
Минфин согласен с этой точкой зрения. В письме от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95811 он обратил внимание на следующее.
Бухгалтерское законодательство позволяет формировать документ, подтверждающий произведенные расходы после отчетной даты, но непосредственно после окончания предоставления услуг за месяц.
Расходы, можно учитывать в том отчетном периоде, к которому они относятся, при условии, что:
- об этом прямо указано в документе. Например: акт приема-передачи услуг за ноябрь 2020 года;
- первичный учетный документ, который подтверждает факт оказания услуг за истекший месяц, составлен непосредственно после окончания месяца, в котором был совершен факт хозяйственной жизни, но в течение разумного срока и до даты представления декларации (до 28-го числа).
Такой позиции Минфин придерживался и ранее: в письмах от 28.04.2016 № 03-03-06/1/24705, от 27.07.2015 № 03-03-05/42971.