Работникам предоставляются денежные средства под отчет для возмещения расходов на приобретение определенных товаров или услуг. К примеру, это может быть закупка канцелярских принадлежностей для офиса, оплата командировочных расходов, заправка топливом или проведение деловых встреч. Включение подотчетных сумм в состав расходов по прибыли возможно только при условии их целевого использования и наличии подтверждающих документов.
В налоговой базе по прибыли бухгалтер может учесть в расходах только те затраты, которые подтверждены надлежащим образом документами. Это относится и к расходам за счет подотчетных денег. На каждый произведенный платеж подотчетное лицо обязано предоставить бухгалтеру подтверждающий документ:
- кассовый и товарный чек;
- электронный чек;
- товарную накладную;
- приходно-кассовый ордер;
- транспортный документ (проездной билет, талон).
Бухгалтерия может принять к учету подотчетные расходы только при наличии подтверждающих документов.
Если работник потерял документы
Работодатель не обязан компенсировать работнику затраты, совершенные им из подотчетных средств без предоставления подтверждающих документов. Это связано с тем, что без таких документов учет расходов в налоговой базе по прибыли для бухгалтерии невозможен.
Неотчитанные авансы, выданные работникам, облагаются НДФЛ и подлежат начислению страховых взносов.
В связи с тем, что сейчас большая часть платежей осуществляется в электронном виде, подтвердить их можно выпиской или распечаткой с карты сотрудника, если денежные средства не были выданы в наличной форме.
Даже при оплате наличными, если платеж был обработан через онлайн-кассу, продавец может предоставить копию чека из фискального накопителя контрольно-кассовой техники или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных. Сотруднику, оплатившему товары или услуги из подотчетных средств, следует обратиться к продавцу с запросом о восстановлении утерянного чека. Дубликаты чеков контрольно-кассовой техники обладают такой же юридической значимостью, как и оригиналы, и могут быть использованы для подтверждения произведенных расходов.
В случае, когда подтверждено, что работник использовал подотчетные средства для нужд компании, например, приобрел офисные канцтовары, руководитель имеет право одобрить возмещение понесенных им расходов. Компания может принять авансовый отчет на основании служебной записки работника, даже если отсутствуют подтверждающие документы.
Несмотря на это, без подтверждающих документов компания не сможет включить данные расходы в налогооблагаемую базу по прибыли, а с подотчетных сумм потребуется уплатить НДФЛ и страховые взносы.
В случае отсутствия документов, требуемых для расчета налогов, компанию могут привлечь к ответственности согласно статье 120 НК РФ за существенное нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, а также по статье 126 НК РФ за непредоставление документов, необходимых для осуществления налогового контроля.
В случае утери документов, подтверждающих оплату, подотчетному лицу следует предпринять следующие шаги:
- Необходимо инициировать возврат денежных средств, предоставленных в подотчетных суммах.
- Сумма, предоставленная в подотчет, списывается из заработной платы сотрудника.
- Выданные под отчет средства следует учитывать в качестве зарплаты, удерживать с них НДФЛ и начислять страховые взносы.
- Восстановление утерянных документов возможно только самим сотрудником, ему следует обратиться к продавцу для получения необходимой помощи).
- Невозможно принять авансовый отчет без предоставления подтверждающих документов. С подотчетных сумм необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.