Деньги выдаются работникам под отчет для оплаты конкретных товаров, услуг. Например, покупки «канцелярки» в офис, оплаты командировочных расходов, оплаты ГСМ, проведения бизнеса-встреч и т.п. Подотчетные средства можно учесть в расходах по прибыли только при условии их правильного расходования и при наличии документов об оплате.
Бухгалтерия вправе относить на расходы в налоговой базе по прибыли только те затраты, которые правильно оформлены документами. Это имеет прямое отношения и к расходам за счет подотчетных денег. На каждый произведенный платеж подотчетник должен представить бухгалтеру документ:
- кассовый и товарный чек;
- электронный чек;
- товарную накладную;
- приходно-кассовый ордер;
- транспортный документ (проездной билет, талон).
Без подтверждающих документов бухгалтерия не вправе принимать подотчетные суммы в расходах.