Отпуск за рубежом северного работника: как компенсировать и как платить НДФЛ

Работникам Крайнего Севера предусмотрена полная компенсация проезда к месту отпуска и обратно. Но это правило действует только в том случае, если работник проводит отпуск на родине. Данное условие напрямую влияет и на уплату НДФЛ и страховых взносов.

Статья 325 ТК РФ гарантирует работникам организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, оплату за счет средств работодателя стоимости проезда к месту отпуска и обратно. Условия следующие:

• компенсация один раз в 2 года;
• отдых в пределах территории Российской Федерации.

Освобождение от НДФЛ и страховых взносов

Данная компенсация считается доходом работника. Ведь при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы лица как в денежной, так и в материальной форме, а также прибыль в виде материальной выгоды (ст. 210 НК РФ).

Но статьи 217 и 422 Налогового кодекса освобождает от НДФЛ и страховых взносов следующие виды компенсаций, связанные с оплатой работодателями «северянам» расходов на:

• проезд в пределах территории РФ к месту отдыха и обратно;
• провоз багажа весом до 30 кг;
• проезд неработающих членов семьи (жена, несовершеннолетние дети) и провоз ими багажа.

Как компенсировать стоимость отпуска сотрудникам — «северянам» читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Если работник едет отдыхать за рубеж

Работник может проводить отпуск за рубежом. Тогда организация вправе выплатить компенсацию стоимости проезда только от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ.

Пункт пропуска через государственную границу – это территория (акватория) в пределах железнодорожной, автомобильной станции или вокзала, морского, речного порта, аэропорта, военного аэродрома, открытых для международных сообщений (международных полетов), а также иной специально выделенный в непосредственной близости от Государственной границы РФ участок местности, где осуществляется пропуск лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных.

Так устанавливает статья 9 Закона РФ от 01.04.1993 № 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации».

Пункт пропуска важен при выплате компенсации, т.к. расстояние именно до пункта пропуска не облагается налогом. 

Если работодатель все-таки решит компенсировать всю стоимость проезда, та часть, которая не относится к проезду по России, компенсируется за его счет и облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Как выделить часть маршрута из единого билета

Как выделить размер компенсации, если работник купил единый билет, которым предусмотрен проезд как по территории, так и за ее пределами, Минфин разъяснил в письме Минфина России от 22 апреля 2024 года № 03-04-06/37423.

Чтобы определить стоимость перелета по территории РФ, нужно высчитать пропорцию по километрам.

Нужно определить процентное отношение расстояния от города отправления до аэропорта вылета за рубеж (был пройден пограничный контроль в пункте пропуска), в общем расстоянии всего маршрута.

После расчета пропорции результат нужно умножить стоимость единого билета. Таким образом будет выявлена стоимость перелета в пределах РФ. Данные о расстоянии между пунктами лучше запросить у транспортной организации.

Таким образом, работнику, который проводит отпуск за рубежом компенсируется не вся стоимость проезда, а только его часть.

Аналогичные разъяснения представлены в письме Минфина России от 29 апреля 2022 г. № 03-04-06/39938. В нем чиновники разъяснили, как посчитать необлагаемую НДФЛ компенсацию, если куплен единый билет на весь маршрут в отпуск за пределы РФ.

Что еще учесть при отпуске северного работника за рубежом

Многие работодатели затрудняются выделить из общей стоимости авиабилета цену перелета от места отправления до пункта пропуска через государственную границу.

Минфин в письме от 7 апреля 2023 г. № 03-04-05/31271 отмечает, что законодательством не установлена возможность применения значений ортодромических расстояний от международных аэропортов РФ до зарубежных аэропортов для целей определения размера произведенных расходов работников.

Если же организация компенсировала работнику полную стоимость до зарубежного аэропорта, но выделить из общей стоимости авиабилета цену перелета от места отправления до пункта пропуска через государственную границу не смогла, то такая компенсация от НДФЛ не освобождена.

---

Источник