С 30 октября по 7 ноября 2021 года по всей стране объявлено о введении нерабочих дней. В связи с этим организации вынуждены перестроить свою работу. Изменения скажутся и на командировках, в которые компания планировала направить сотрудников.
Как оформить отмену командировки
Специального порядка действий компании при отмене командировки сотрудника в законодательстве не установлено. Поэтому, рекомендуем ей предпринять следующее.
Понадобится издать приказ об отмене командировке на период введения нерабочих дней с 30 октября по 7 ноября 2021 года, или о переносе ее сроков.
В приказе об отмене или переносов сроков командировки можно указать, в том числе:
- основание, на основание которого командировка отменена или ее сроки перенесены. В данном случае таким основанием является Указ Президента от 20 октября 2021 года № 595, а также решения региональных властей, которые ввели дополнительные нерабочие дни в субъекте РФ, куда планировалась командировка;
- реквизиты отменяемого приказа о направлении работника в командировку;
- порядок и сроки возврата неизрасходованных денежных средств, которые выдали сотруднику на командировку.
В случае, если сотрудник уже отбыл в командировку и ее сроки затянулись из-за введения ограничительных мер в регионе, понадобится приказ о продлении сроков командировки. С его помощью вы сможете обосновать увеличение расходов на командировку: выплату суточных, оплату жилья, покупку обратных билетов.
Как быть с расходами на командировку, если она отменена по причине нерабочих дней
Если командировка не состоялась из-за ограничительных коронавирусных мер, то расходы на нее будут экономически обоснованными. Ведь вины сотрудника в этом нет. Напомним, что только если командировка не состоялась по вине сотрудника, налоговики не разрешают учитывать расходы на такую поездку (письмо ФНС от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).
Поэтому, их можно включить в расчет налога на прибыль в числе потерь от чрезвычайных ситуаций (пп. 6 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса).
При этом деньги, удержанные перевозчиком при возврате билетов, включая сумму неустойки или штрафа, а также санкции за отказ от проживания в гостинице можно признать в расходах при условии, что такие расходы:
- соответствуют критериям обоснованности, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса;
- не перечислены в статье 270 Налогового кодекса в составе затрат, которые запрещено включать в расчет налога на прибыль.
Расходы на уплату неустойки, удержанной перевозчиком или транспортным агентством при сдаче авиабилета, можно включить во внереализационные расходы на основании пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса (письма Минфина от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).
А вот по «упрощенному» налогу нельзя учитывать расходы по оплате суммы, удержанной агентством или перевозчиком при сдаче авиабилета работником по причине переноса даты вылета, и стоимости билетов по перенесенному рейсу, если их сдать не получилось. Ведь такие расходы не являются командировочными и не приведены в перечне затрат, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса (письмо Минфина от 10.05.2016 № 03-11-06/2/26635).