Компенсацию за использование личного имущества сотрудником в интересах работодателя не облагают налогами и страховыми взносами. Из-за этого компании стараются перевести часть выплат работникам за пределы заработной платы. По этой причине подобные выплаты контролируют налоговые органы.
Согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей, не подлежат налогообложению по налогу на доходы физических лиц. В отношении страховых взносов применяется такой же порядок: при правильном оформлении компенсации не считаются выплатами за труд и не облагаются страховыми взносами (подпункт 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса Российской Федерации).
Отсутствие НДФЛ и страховых взносов относит компенсации к облагаемым налогом выплатам. Налоговая служба может переоценить компенсацию за личное имущество как заработную плату и начислить НДФЛ и страховые взносы. Компания, не согласная с этим решением, может обратиться в суд. Важно знать, какими нормами руководствуются суды и какие условия выплат против компании будут использоваться.
Требования для перевода компенсаций в заработную плату.
Ошибки при составлении документов, а также неточности в условиях и порядке выплат могут привести к переквалификации компенсаций за использование личного оборудования как части заработной платы.
Вначале нужно оформить компенсацию письменно.
Это может быть письменное соглашение с сотрудником или отдельный пункт трудового договора, а также дополнительное соглашение (ст. 188 ТК РФ).
Следует оформить приказ об установлении компенсации. В некоторых ситуациях достаточно одного приказа. Учтите, что отсуствие оговоренной компенсации в трудовом договоре может вызвать возражения налоговых органов.
Также полезно предоставлять документы, подтверждающие связь исполнения трудовых обязанностей с использованием личного имущества. Так, курьеру требуется автомобиль, а программисту – компьютер.
Работа разъездного характера не требует передвижения на личном автомобиле.
Компенсация должна быть назначена в справедливом объёме.
Гражданский кодекс Российской Федерации не устанавливает предельной суммы компенсации. Предприятие может назначить любую сумму, устраивающую сотрудника и считаемую необходимой компанией. Вместе с тем, переходить границы разумного не стоит. Размер компенсации не должен превышать заработную плату.
Компенсация в размере 50% от оклада может вызвать нарекания у налоговых органов. Замечательной ошибкой станет компенсация за год, превышающая стоимость используемого имущества.
Требование к бухгалтерии: наличие документации. Доказательства реальной эксплуатации имущества для нужд работодателя и величины трат (письмо Министерства финансов России от 01.11.2024 № 03-04-05/107628).
Работнику требуется составление отчетов.
Налоговая служба многократно отмечала, что величина компенсации должна быть равной фактическим затратам работника. письмо Минфина от 11.01.22 № 03-04-06/263, письмо ФНС от 12.02.21 № СД-4-11/1705@).
Четвёртый пункт гласит: собственником имущества должен быть работник.
Данное обстоятельство часто приводит к судебным Auseinandersetzungen. К примеру, если компенсацию получают работник, не являющийся собственником автомобиля, а управляющий им по доверенности, налоговые органы, вероятно, начислят дополнительный налог на доходы физических лиц. письмо Минфина РФ >от 24.11.2021 №03-04-06/94831
Перераспределение вознаграждения в форму заработной платы.
Постановлением Арбитражного суда Поволжского округа от 23 декабря 2024 года № Ф06-10252/2024 по делу № А06-1066/2022 судьи вынесли решение в пользу налоговых органов.
В суде разбирался спор о доначислении НДФЛ с компенсаций работникам за использование личных лодок, моторов, снастей и рыболовецких костюмов в интересах работодателя.
Компенсации составили половину фонда оплаты труда.- Размер компенсации определялся исходя из трудовых затрат сотрудника (объёма и вида выловленной рыбы).
- Размер возмещения не сопоставим с ценой применяемого имущества: компенсация за год использования рыбацкой одежды равнялась 131 932,50 рублей, тогда как сама одежда стоила всего 2 500 рублей.
- В течение нескольких месяцев компенсация была больше зарплаты.
- Бухгалтерия не имела документов, подтверждающих связь полученных компенсаций с имуществом работников.