Организация направляет сотрудника в служебную поездку, продолжительность которой не превышает суток. Расходы, возникающие у работника во время этой поездки, сотруднику компенсируют. Можно ли такую поездку считать однодневной командировкой? Надо ли с этих выплат организации удерживать НДФЛ?
Как квалифицировать выплаты за однодневную командировку
По общему правилу работодатель обязан выплатить работнику суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки.
Но если работник направлен в командировку в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, то суточные не выплачивают. Кроме того, суд не разрешал считать саму однодневную служебную поездку работника командировкой (постановление ВАС от 11.09.2012 № 4357/12).
Выплата суточных при однодневных командировках законодательно не предусмотрена. При этом установить выплату суточных при однодневных командировках в своем ЛНА организация не может.
Это будет противоречить установленной правовой природе суточных как компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Поскольку при однодневной командировке такое проживание отсутствует (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).
НДФЛ по расходам на командировки, в том числе однодневным
Размер суточных может быть любым, но его надо определить в ЛНА организации или в коллективном договоре. При этом для целей освобождения от НДФЛ размер суточных ограничен следующими предельными суммами:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
- не более 2,5 тыс. рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Суточные не требуют документального подтверждения их использования.
Но в служебной поездке у работника могут быть не только расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, но и расходы на проезд и на питание.
Поэтому, чтобы не удерживать НДФЛ с сумм возмещения таких расходов, чиновники предлагали не называть их суточными, а относить к иным расходам, которые работодатель должен возмещать по служебным поездкам сотрудника в рамках статьи 168 Трудового кодекса. При этом такие выплаты должны быть:
- связанными со служебной поездкой работника;
- произведенными с ведома и разрешения работодателя;
- документально подтвержденными.
При соблюдении этих условий суммы возмещения расходов на служебную поездку работника, можно учесть в составе доходов, освобождаемых от НДФЛ (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).
Теперь же Минфин немного скорректировал свою позицию. В письме от 09.09.2021 г. № 03-04-05/73114 он указал, что суммы возмещения организацией фактически произведенных и документально подтвержденных расходов сотрудников на проезд к месту командировки и обратно не облагаются НДФЛ на основании пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса.
Что касается оплаты за сотрудника стоимости питания или отдыха, то ее относят к доходам работника в натуральной форме. Однако, могут быть исключения.
Минфин допускает, что во время служебной поездки сотрудник может присутствовать на мероприятиях, участие в которых является для обязательным, а стоимость которого за него оплачивает работодатель. Такая оплата не признается доходом, полученным сотрудником в натуральной форме, поскольку не происходит в его интересах. Поэтому, с сумм оплаты питания работников организация должна удержать НДФЛ.