Вообще налоговая снимает расходы, которые считает необоснованными или документально не подтвержденными. Не являются исключением и командировочные расходы. Среди них расходы на проезд, пожалуй, самые существенные, и их тоже могут снять в нескольких случаях. Поэтому о таких случаях нужно знать и по возможности их избегать.
Поездка не состоялась
Работник может опоздать на рейс или поездку в командировку могут отменить по иным причинам. Если билеты вернуть не успели, в расходах их стоимость, скорее всего не признают.
Хотя если причины срыва поездки уважительные, понесенные убытки можно будет учесть во внереализационных расходах (п. 2 ст. 265 НК РФ). Например, сделку перенесли из-за карантина, а вы приобрели невозвратные билеты.
Все документы, собранные при направлении сотрудника в командировку, должны быть в наличии. В том числе приказ как о направлении его в командировку, так и приказ о ее отмене.
Минфин в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766 разъяснил, что в случае отмены командировки налогоплательщик вправе учитывать понесенные им убытки при расчете налога на прибыль организаций, если они обоснованы, документально подтверждены и не относятся к расходам, не учитываемым в налоговой базе по прибыли по статье 270 НК РФ.
Возврат из командировки через другой город
По окончании командировки работник должен вернуться. Он может задержаться на выходные или праздники, и в этом случае, если руководство не возражает, проблем с оплатой обратного билета быть не должно (см. письмо Минфина от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687).
Если же работник после окончания командировки уезжает в другой город, не связанный с командировкой, то расходы по оплате его возвращения из этого города нельзя считать экономически оправданными или производственными. Ведь в этом случае сотрудник возвращается не из места служебной командировки. А значит, и учесть затраты на обратный проезд при расчете налога на прибыль не получится.
Поэтому и компенсировать работнику такие расходы как командировочные работодатели не обязаны (письмо Минфина от 12 февраля 2020 г. № 03-03-07/9448).
Если билет утерян
Напомним, что расходы, которые учитывают при расчете налога на прибыль, должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). В качестве документального подтверждения расходов могут выступать только оригиналы документов.
Хотя в письме от 24 сентября 2019 года № 03-03-07/73284 Минфин пояснил, что НК РФ допускает использование в налоговом учете и других документов, которые косвенно подтверждают произведенные расходы.
Чиновники заявили, что если проездной документ потерян, в целях налогообложения его могут заменить:
- дубликат;
- копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку пассажира;
- справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать пассажира, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Питание и сервисные услуги в билете
Стоимость дополнительных сервисных услуг в составе цены билета (предоставление питания, обеспечение личной безопасности) в поездах повышенной комфортности уменьшает базу по налогу на прибыль, так как включается в единую стоимость проезда (Письмо Минфина от 10 июня 2016 г. № 03-03-06/1/34149).
Если в билете стоимость питания указана отдельной строкой, эти затраты не учитываются при расчете налога на прибыль. Ведь работнику для компенсации стоимости питания в командировке выплачиваются суточные. Отдельно стоимость питания в командировке в расходах при исчислении налога на прибыль учесть нельзя.
Электронные авиа- и железнодорожные билеты
Документами, подтверждающими затраты на покупку электронных авиа- и железнодорожных билетов, могут быть соответственно:
- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
- контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).
Перечисленные квитанции и купоны являются документами строгой отчетности.
Расходы на приобретение электронных железнодорожных или авиабилетов можно принять в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если имеет подтверждение сам факт перевозки, то есть имеются:
- документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание его за границей, и иные оправдательные документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке;
- распечатка электронного билета с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки)
- посадочный талон со штампом о досмотре.
Если на распечатке посадочного талона не окажется штампа о досмотре, то в этом случае он в качестве подтверждающего перевозку документа не годится. Понадобится справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Об этом написано в письмах Минфина от 10 марта 2020 г. № 03-03-07/17700, от 28 февраля 2020 г. № 03-03-06/1/14640).
Подтвердить расходы на перелет справкой, выданной авиакомпанией, можно и в случае, если после перелета посадочный талон не сохранился (письмо ФНС России от 11 апреля 2019 г. № СД-3-3/3409@).
Такси в командировке
Документы, подтверждающие оказание услуг такси в командировке, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства от 1 октября 2020 г. № 1586.
Согласно подпункту «г» пункта 82 Правил перевозка в такси оформляется чеком ККТ, либо чеком, который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД.
Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека не получится, даже при наличии любых других документов (банковских выписок, распечаток с сайта или из мобильного приложения).