Организация компенсирует сотрудникам расходы на мобильную связь. Однако, работники используют ее не только в служебных, но и в личных целях. Возникает ли при этом доход, с которого надо удержать НДФЛ?
НДФЛ при выплате компенсаций за мобильную связь
Компенсационные выплаты, если они связаны, в частности, с исполнением лицом своих трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
Предельные нормы для освобождения от НДФЛ компенсаций, связанных с исполнением лицом своих трудовых обязанностей, не установлены.
Но, размер возмещения расходов за использование с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества сотрудника можно определить письменным соглашением сторон трудового договора. В таком порядке можно определить размер компенсации за использование, износ, амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику (ст. 188 Трудового кодекса).
В таком случае с сумм компенсации, которую организация выплачивает сотруднику за использование его личного имущества, можно не удерживать НДФЛ.
При этом в целях освобождения от НДФЛ полученных доходов в организации должны быть:
- документы, которые подтвердят принадлежность используемого имущества сотруднику. Например, договор купли-продажи;
- расчеты компенсаций и документы, которые подтвердят фактическое использование имущества в интересах работодателя. Например, детализация звонков;
- документы, которые подтвердят осуществление расходов в служебных целях и суммы произведенных в этой связи расходов. Например, счета оператора связи.
Использование служебного телефона в личных целях: доход для НДФЛ
Одним из условий освобождения от НДФЛ компенсации является фактическое использование личного имущества сотрудника в служебных целях.
При этом чиновники настаивают на том, что для освобождения от НДФЛ сумм оплаты мобильной связи организация должна анализировать проведенные переговоры в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях (письмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Такой анализ возможен только, если у работодателя есть детализированный отчет оператора мобильной связи о проведенных переговорах.
В случае использования мобильной связи в личных интересах у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи. А с него уже надо удерживать НДФЛ в соответствии с положениями статьи 211 Налогового кодекса.
И, хотя эту точку зрения Минфин высказал достаточно давно, придерживается ее он и по сей день. Подтверждением тому является новое разъяснение, которые чиновники дали в письме от 30.09.2021 г. № 03-04-05/79075.
В нем представители Минфина еще раз подтвердили: использование работником в личных целях мобильной связи, стоимость которой оплачена работодателем, приводит к возникновению у физлица дохода в натуральной форме, который облагается НДФЛ.
При этом, если сотрудник компенсирует работодателю стоимость личных звонков, дохода у него не появится, а, значит, НДФЛ не надо будет удерживать.