Потребность в командировках возникает не только у сотрудников по трудовому договору, но и у лиц, с которыми заключен гражданско-правовой договор. В этой статье подробно осветим важные особенности возмещения расходов на проезд и проживание таким работникам во время поездок.
Нужно ли возмещать исполнителям, работающим по договору ГПД, затраты на жилье и дорогу?
Гражданско-правовой договор основывается на согласии сторон. Его условия определяются только договоренностями сторон. Закон лишь частично ограничивает свободу волеизъявления. То есть, в договоре нельзя прописать пункты, нарушающие действующее законодательство. Во всех остальных моментах стороны полностью свободны и могут заключить договор на любых условиях, например, определить, кто будет оплачивать транспорт и жилье во время поездок, которые исполнитель совершит при исполнении своих обязанностей.
Какие риски связаны с оплатой проезда и жилья исполнителя для заказчика?
Гражданско-правовой договор может быть признан трудовым, что повлечет для заказчика штрафы и доначисления со стороны проверяющих органов.
Возмещение исполнителю расходов на проезд и проживание в командировке может рассматриваться как подозрительный признак. Об этом говорится, например, в письме Минфина РФ от 31.01.2025 №03-04-06/8582. Однако нельзя с уверенностью утверждать, что договор, предусматривающий возмещение этих расходов, будет однозначно признан трудовым проверяющими органами. При возникновении вопросов необходимо оценивать и сопутствующие обстоятельства, например, частоту поездок.
При признании отношений трудовыми доначисления будут сделаны только если человек является самозанятым (так как при работе по договору ГПД как физлицо заказчик всё равно обязан был уплачивать страховые взносы и НДФЛ с выплат).
А что с налогами?
Если заказчик оплатит исполнителю дорогу и жильё, заказчику может потребоваться уплатить НДФЛ.
Согласно подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам физических лиц, полученным в натуральной форме, относятся, в частности, оплата организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения, в интересах налогоплательщика, полностью или частично.
Оплата проезда и жилья исполнителя признается доходом, с которого необходимо уплатить НДФЛ, при наличии его интереса к этой оплате. В случае если оплата не производится в интересах данного лица, доход не возникает.
Закон не определяет конкретных показателей, которые позволяли бы судить о заинтересованности стороны.
В письме от 28 сентября 2020 года № 03-04-06/84695 специалисты Минфина РФ указали, что суммы возмещения организацией физическим лицам, исполняющим гражданско-правовые договоры, стоимости проезда к месту выполнения работ, питания и проживания в этом месте не входят в перечень необлагаемых доходов. Поэтому нужно уплачивать НДФЛ обычным порядком.
В статье 217 Налогового кодекса Российской Федерации перечислены доходы, не облагаемые налогом на доходы физических лиц.
Представители власти подчеркивают, что от налога могут быть освобождены только законно установленные компенсационные выплаты.
Нужно ли платить страховые взносы?
Размер страховых платежей определяется статусом исполнителя услуг – физическим лицом, самозанятым или ИП.
В случае если исполнитель – физическое лицо, страховку оплачивают по единому тарифу в размере 30%, подобно такому же расчёту для обычных работников.
Если исполнитель — индивидуальный предприниматель, то никаких страховых взносов платить не требуется, так как таковой сам производит уплату.
При исполнении работ как физическое лицо по договору НПД, выплаты освобождаются от уплаты страховых взносов при наличии чека от самозанятого.