Если сотрудник отправляется в поездку по делам фирмы, как правильно оформить документы, чтобы получить вычет по НДС?
Министерство финансов в письме от 30.10.2020 № 03-07-09/94559 разъяснило, как получить вычет по НДС со стоимости услуг по перевозке командированного сотрудника и других расходов в служебной поездке.
Вычет по НДС
Фирма имеет право получить вычет по НДС со стоимости определенных услуг, которые оказываются командированному работнику. Перечень таких услуг приводится в статье 171 НК РФ. К ним относятся, например, расходы на проезд, постельные принадлежности в поездке и аренду жилого помещения.
Эти услуги должны быть необходимы для деятельности фирмы, облагаемой НДС. Фирма должна принять их к учету и получить от исполнителя правильно оформленный счет-фактуру.
Книга покупок
Документы, на основании которых организация может получить вычет по НДС, регистрируются в книге покупок. Обычно подтверждающим документом является счет-фактура от исполнителя услуг.
В отношении документов, связанных с командировкой, действует немного другой порядок. Все зависит от того, кто именно оплачивал расходы, и на кого оформлены документы. Платить за проезд и другие услуги может как работодатель безналичным способом, так и работник, получивший аванс перед поездкой.
В первом случае фирма получит стандартный пакет документов, включая счет-фактуру, а во втором этого документа, вполне возможно, не будет, а все документы будут оформлены на работника.
Работодатели имеют право на вычет по НДС и во втором случае, но для этого необходим бланк строгой отчетности (БСО) или его копия, который регистрируется в книге покупок. Нужно, чтобы в БСО были указаны данные работника, а сумма НДС выделена отдельной строкой. Кроме того, БСО должен быть включен в отчет о командировке.
БСО: бумажный и электронный
БСО автоматически формируется онлайн-кассой в момент оплаты услуг и подтверждает факт их покупки. В состав БСО входит ряд обязательных реквизитов, в том числе сведения о расчете.
Получить этот документ можно как в бумажном виде, так и в электронном – на электронную почту или мессенджер. Это относится и к проездным документам, в частности, авиа- и железнодорожным билетам, а также багажным квитанциям.