Правильное ведение книги покупок и книги продаж очень важно, ведь именно на основании записанных в них данных можно получить вычет по НДС. Разбираемся, что это за книги такие и как нужно их заполнять
Книга покупок и книга продаж: основные особенности
Книга покупок и книга продаж — это налоговые документы, в которые переносятся сведения из счетов-фактур. Учитываются все счета:
- входящие, то есть те, которые получены от контрагентов;
- исходящие, то есть те, которые налогоплательщик сам выставил покупателям.
Эти книги оформляются в соответствии с требованиями, установленными постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137.
Основная цель ведения книги покупок и книги продаж — последующее заполнение на основании них декларации по НДС, в частности, разделов 8 и 9.
Какие сведения должны быть отражены в книгах?
В книгу покупок вносят данные из документов, позволяющих принять вычет по НДС. Если счет-фактура не предоставляет право на вычет, то вносить его в книгу покупок не нужно. К таким счетам фактуры можно отнести:
- неправильно оформленные счета;
- выставленные по сделке, связанной с безвозмездной передачей имущества;
- выставленные при покупке товаров, которые будут использоваться для необлагаемых НДС видов деятельности.
В книге покупок должны содержаться сведения о следующих документах:
- счетах-фактуры, выставленных при покупке товаров, в том числе при внесении аванса;
- корректировочных счетах-фактуры. Исходящих — при уменьшении стоимости поставки, а входящих — при увеличении;
- таможенных декларациях и документах, подтверждающих уплату НДС при импорте;
- бланках строгой отчетности или их копиях (если вычет производится по командировке).
Правила заполнения книги покупок
Книга состоит из сведений о покупателе и данных о входящих счетах-фактуры, которые вносятся в специальную таблицу.
Сведения о покупателе состоят из:
- названия (или ФИО, если речь идет об ИП);
- ИНН;
- КПП (если есть);
- дата начала и дата конца налогового периода.
В таблицу следует внести данные обо всех поступивших счетах-фактуры (если они позволяют принять НДС к вычету). Если счет-фактуры позволяет принять к вычету только часть НДС, то в графе 15 книги надо указывать только эту часть.
Книгу покупок можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. В последнем случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью для передачи в налоговый орган.
К бумажной книге особые требования. До 25 числа месяца, следующего за тем кварталом, отчетность по которому подтверждается данными книги, эту книгу должно подписать уполномоченное лицо (директор компании или ИП), после чего ее нужно прошить и пронумеровать.
Если в книге допущена ошибка и она обнаружена до подачи декларации, неправильную запись следует аннулировать, создав аналогичную, но с отрицательными значениями, а потом внести верную запись.
Если же ошибка обнаружена после сдачи декларации, нужно сделать дополнительный лист книги и подать уточненную декларацию.
Правила заполнения книги продаж
Книгу продаж заполняют продавцы товаров, работ или услуг, если они:
- являются налогоплательщиками НДС;
- освобождены от обязанностей налогоплательщика НДС на основании статьи 145 НК РФ;
- являются налоговыми агентами;
- относятся к импортерам.
Книгу продаж можно не вести, если:
- реализуемые товары, работы, услуги освобождены от НДС;
- являются объектом налогообложения, но освобождены от НДС (ст. 149 НК РФ);
- налогоплательщик на УСН при реализации своих товаров, работ или услуг выставил счет-фактуру с НДС.
Срок хранения книги покупок и книги продаж
Книги подлежат хранению в течение не менее четырех лет с даты внесения последней записи. Это касается как бумажных, так и электронных книг, а также дополнительных листов к ним.